Protokoll fra styremøte 10. september 2020

Tilstede: Thea Schjødt, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Thomas Øvestad, Viktor Matre, Tor-Hugne Olsen, Siri Gloppen, Kjell Johnsen, Grethe Kristine Olsen og Anne Marie Mollén

Forfall: Kjetil Haanes, Selma Ahmetagic

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland og Sayed Sohaib Karimi

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 61/2020 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I fravær av Kjetil Haanes, trer Thea Schjødt inn som fungerende styreleder.

Grunnet forfall trer 1. vara, Thomas Øvestad, og 3. vara, Viktor Matre, inn som ordinære styremedlemmer med stemmerett.

Styret besluttet å behandle SAK 69/2020 før SAK 68/2020 grunnet implikasjonene av vedtak på førstnevnte sak for sistnevnte.

Vedtak:
Styret vedtar dagsorden.

SAK 62/2020 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Sekretariatet skal i nærmeste framtid legge fram en digital løsning for signering av usignerte styreprotokoller.

Vedtak:
Protokoll fra styremøte 18.06.2020 ble godkjent og signert.

SAK 63/2020 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

På styremøte 16. oktober skal resultatet av ekstern gjennomgang av prosjektet store givere og næringslivet legges fram for styret.

Styret vedtok sekretariatets forslag om å avholde et kort styremøte kombinert med et lengre styreseminar i november for det nyvalgte styret som vil bli valgt på landsmøte 17. oktober.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 64/2020 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om flytting av AI Norges regionskontor i Trondheim til et nytt kontorfellesskap.

Den største utfordringen i den nåværende situasjonen er å holde aktivistene aktive og motiverte samt rekruttering i studentgruppene. Det jobbes med å finne alternativer til gode midlertidige løsninger i en tid hvor aktivistene ikke kan gjennomføre sine fysiske aktiviteter.

Styret stilte spørsmål om hva AI Norge gjør angående situasjonen i Hviterussland. Amnesty i Norge har vært i kontakt med norske myndigheter og oppfordret de til å ta en aktiv rolle overfor hviterussiske myndigheter. Amnesty International har gjort en god jobb med å rapportere hendelsene i landet ettersom det hadde en etterforsker i landet i forkant av valget og har derfor vært rask med å dokumentere demonstrasjonene. En rekke andre organisasjoner som jobber mye tettere med Øst-Europa har gitt uttrykk for stor glede av samarbeidet med etterforskere fra Amnesty International.

Avslutningsvis orienterte generalsekretæren om AINs lansering av KAN, som er en koalisjon for et ansvarlig næringsliv, 1. september 2020. Dette var et initiativ fra AIN i samarbeid med fem andre organisasjoner.

Koalisjonen består av 60 enheter, hvor minst 20 av disse er aktører fra næringslivet. Blant de største aktørene fra næringslivet er Yara, Hydro, Equinor, Telenor, Statkraft og Kongsberggruppen.

SAK 65/2020 Kvartalsrapport – andre kvartal
Sakspapir fra generalsekretæren

Grunnet utsettelse av flere aktiviteter knyttet aktivistene, bærer andre kvartalsrapporten preg av en del gult og rødt.

Styret viste forståelse for at den nåværende situasjonen har satt sitt preg på kvartalsrapporten.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering.

SAK 66/2020 Kvartalsregnskap – andre kvartal
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjefen orienterte styret om status økonomi pr august.

August har vært en svak måned med tanke på ekstern medlemsverving, og også kostnader til øvrige aktiviteter har vært lave.

På inntektssiden er organisasjonen så vidt under budsjettet som følge av lavere inntekter fra ekstern medlemsverving samt næringsliv og store givere. Den totale inntekten hittil i år ligger derimot fortsatt over budsjettet på 0,7 mill kr.

Kostnadene i august er totalt 2,5 mill kr under budsjettet. Effekten av lavere aktivitet knyttet til ekstern medlemsverving har gjenspeilet seg i lavere kostnader på 0,8 mill kr under budsjettet. Kostnader knyttet til lønn og personal er 0,6 mill kr under budsjett som følge av en del ledige stillinger.

Aktivitetskostnader som blant annet reiser, kampanjer, menneskerettighets- og fundraisingsarbeid ligger 0,9 mill kr under budsjettet. Som følge av at ansatte i den nåværende situasjonen er på kontoret i mindre grad, så gir dette utslag i kostnader knyttet til utstyr og fasiliteter som pr august ligger 0,2 mill kr under budsjettet.

Totalt er kostnadene hittil i år 8,1 mill kr under budsjettet.

Økonomi- og administrasjonssjefen gikk inn på hvordan 2020 vil se ut samlet sett.

Når det gjelder 2020 samlet sett så tilsier de foreløpige vurderingene at organisasjonen vil ende opp med et årsresultat på ca. 10 mill kr i 2020. Ved utgangen av august ligger årsresultatet på 8,8 mill kr.

Avslutningsvis nevnte økonomi- og administrasjonssjefen at organisasjonen ligger godt an med tanke på økonomi. Samlet sett er den nåværende situasjonen tryggere kontra usikkerheten i april og mai månedene.

Vedtak:
Styret tar saken til orientering

SAK 67/2020 Avholdelse av medlemsarrangementer
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren har foreslått for styret å etablere retningslinjer som sier at det ikke skal avholdes fysiske regionale og nasjonale medlemsarrangementer frem til 1. august 2021 på grunn av at det ikke fremstår sannsynlig at det vil bli en vesentlig forbedring av forholdene knyttet til koronasituasjonen inntil det foreligger en vaksine. Arrangementer og møter i regi av lokale grupper kan avholdes som vanlig (og følge smitteveileder).

Hensikten med dette forslaget er blant annet en forventningsstyring om at situasjonen ikke vil være normal frem til høsten 2021. Samtidig skal det jobbes med å finne gode løsninger for avholdelse av digitale medlemsarrangementer frem til høsten 2021.

Styret viste forståelse for at forslaget gjelder store nasjonale samlinger, men styret diskuterte hvorvidt fysiske regionale samlinger skal utsettes i et helt år.

Generalsekretæren påpekte at det i lang tid fremover vil være store variasjoner i smittetilfeller i regionene som ikke vil kunne forsvare gjennomføring av regionale samlinger. Videre nevnte generalsekretæren at denne situasjonen kan være en anledning til å styrke medlemmenes og organisasjonens tilknytning ytterligere. Det skal jobbes med ulike forslag til alternative digitale aktiviteter som for eksempel orienteringsmøter, gruppemøter, foredrag og seminarer.

Styret ga sin støtte til disse ideene og forslagene, men ga samtidig innspill til gjennomføring av små fysiske samlinger i kombinasjon med digital deltakelse slik at det fremdeles er en viss anledning til fysisk interaksjon.

Som følge av dette vedtaket vedtok styret at landsmøte våren 2021 også avholdes digitalt.

Vedtak:
Styret vedtar retningslinjer som foreslått i saken gjeldende frem til 1. august 2021

SAK 68/2020 Amnesty i Norges interim strategi 2021-22
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret godkjente generalsekretærens forslag.

Vedtak:
Styret vedtar å be Landsmøtet om fullmakt til å lede Amnesty International Norge basert på eksisterende strategier og strategiutkast ut 2021.

SAK 69/2020 Program for digitalt landsmøte 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Sekretariatet har lagt fram for styret forslag til to alternativer for digitalt program for Landsmøte 2020, en komprimert og en full versjon.

Den komprimerte versjonen tar for seg kun de juridisk pålagte punktene som styrets beretning, valg av styre, vedtak av årsregnskapet og budsjettrammer.

Den andre versjonen er mer eller mindre et forslag til et fullverdig digitalt landsmøte. Det endelige omfanget av innholdet i denne versjonen vil være opp til styret å vedta.

I begge alternativene har sekretariatet innhentet tilbud om voteringssystem fra to leverandører, men med store prisforskjeller.

Styret ga uttrykk for sitt ønske om at program for det digitale landsmøte skal inneholde så mye som mulig av program for det opprinnelig fysiske landsmøtet, som blant annet arbeidsgrupper med behandling av vedtaksforslag og plenumsdiskusjon. Samtidig hadde styret forståelse for at det var tekniske begrensninger i de tilgjengelige systemene som gjorde at innslag som panelsamtale vanskelig lot seg gjennomføre.

Som følge av disse vurderingene, vedtok styret en løsning som i tillegg til de juridisk pålagte punktene også inkluderer arbeidsgrupper og plenumsdiskusjon.

Vedtak:
Styret vedtar endelig program for digitalt landsmøte og gir sekretariatet tillatelse til å gjøre mindre endringer dersom nødvendig.

SAK 70/2020 Utkast til styrets beretning til landsmøte
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret ba om at styrets beretning ble oppdatert frem til oktober 2020.

Vedtak:
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger i utkast til styrets beretning 2018-2019. Styreleder godkjenner endelig versjon på vegne av styret før utsendelse.

SAK 71/2020 Utkast til sakspapirer til arbeidsgruppe økonomi
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret godkjente sakspapirer til arbeidsgruppe økonomi.

Vedtak:
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe økonomi.

SAK 72/2020 Utkast til sakspapirer til arbeidsgruppe organisasjon
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret godkjente sakspapirer til arbeidsgruppe organisasjon.

Vedtak:
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe organisasjon.

SAK 73/2020 Utkast til sakspapirer til arbeidsgruppe menneskerettigheter
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret godkjente sakspapirer til arbeidsgruppe menneskerettigheter.

Vedtak:
Styret godkjenner sakspapirene til arbeidsgruppe menneskerettigheter.

SAK 74/2020 Ordstyrere til landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret godkjente ordstyrere til landsmøte 2020.

Vedtak:
Styret godkjenner foreslåtte ordstyrere.

SAK 75/2020 Vedtaksforslag fra medlemmer
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret behandlet tre innsendte vedtaksforslag fra medlemmene til Landsmøte 2020.

^{Ungdomsrepresentant i styret:}
Dette forslaget handler om endring i instruks for valgkomiteen og i vedtektene slik at det inkluderes fast minst én ungdom i alderen 25 år eller under i styret.

Styret støttet forslaget og argumenterte for at ungdom er en gruppe som er gitt en spesiell plass i styringsstrukturen til Amnesty International. Det er bestemt at det er en kvote som rullerer for en ungdomsrepresentant som skal delta på internasjonale møter, hvert tredje år sender AI Norge en ungdomsrepresentant til disse møtene.

Det kreves at den norske ungdomsrepresentanten skal kunne ha nødvendig opplæring og innsikt i de temaene som blir diskutert på internasjonalt nivå. Denne kunnskapen kan best tilegnes ved at ungdom inkluderes i styret.

Styret etterlyste imidlertid en tydeliggjøring av kravet om at ungdomsrepresentantens skal være under 25 år. Styret ba derfor sekretariatet om å gå i dialog med forslagsstillerne og avklare om kravet gjelder at ungdomsrepresentanten må være under 25 år gjennom hele styreperioden eller den perioden vedkommende blir valgt inn.

^{Ureturnerbare flyktninger:}
Styret valgte å ikke støtte dette forslaget ettersom det er et operasjonelt arbeid. I tillegg er dette et felt som AI Norge allerede jobber en del med.

^{Urfolks rettigheter:}
Styret hadde sympati med intensjonen bak dette forslaget og erkjente at dette er et udekket område som krever kompetansebygging og strategisk langsiktig arbeid som må ses i sammenheng med andre prioriteringer i AI Norges strategi.

På bakgrunn av dette vedtok styret å be forslagsstillerne om å fremme forslaget igjen på Landsmøtet i april 2021, som en del av strategidiskusjonen.

Vedtak:
Styret innstiller å støtte forslag om ungdomsrepresentant i styret.

Styret innstiller å avvise forslag om ureturnerbare flyktninger.

Styret innstiller å legge fram forslaget på landsmøte 2021 som en del av strategidiskusjonen.

SAK 76/2020 Global Assembly forberedelser
Sakspapir fra generalsekretæren

Fungerende styreleder informerte styret om det kommende Global Assembly som blir avholdt digitalt første uken i november.

Fungerende styreleder skal representere Amnesty i Norge blir Thea Schjødt med stemmerett og generalsekretæren vil fungere som støttespiller.

I forbindelse med Impact Report har fungerende styreleder utarbeidet en rekke spørsmål på vegne av AI Norge som er blitt sendt i forkant av møtet.

SAK 77/2020 Styrets orientering

3. vara, Viktor Matre, orienterte styret om hans deltakelse i podcasten Change Maker med lederen av Etikkinformasjonsutvalget, Ola Mestad, der det nye lovutkastet til den nye menneskerettighetsloven for næringslivet ble diskutert. I denne sammenhengen fortalte Mestad at AINs kritikk mot lovutkastet var berettiget.

SAK 78/2020 Eventuelt

Det fremkom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid