Protokoll fra styremøte 12.12.19

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Tor-Hugne Olsen, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Siri Gloppen, Anne Marie Mollén, Thomas Øvestad og Grethe Kristine Olsen

Forfall: Kjell Johnsen og Selma Ahmetagic

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Tale Hungnes (under SAK 87/2019), Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 88/2019 og 89/2019) og Maren Grytting.

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting

SAK 83/2019 Dagsorden 
Sakspapir fra generalsekretæren 

Grunnet forfall trer 1. og 4. vara inn som ordinære styremedlemmer. Det ble meldt inn en sak til eventuelt.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 84/2019 Protokollsaker 
Sakspapir fra generalsekretæren 

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 31.10.2019 ble godkjent og signert.

 

SAK 85/2019 Datoer for styremøter og kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren 

Styret diskuterte datoer for styremøter i 2020. Styremøtet i februar vil bli lagt til tirsdag 18. februar. Siden førsteutkast til ny internasjonal strategi vil bli sendt ut til seksjonene 3. februar godkjente styret at sakspapirene til styremøtet sendes ut fredag 14. februar og ikke en uke før i henhold til praksis slik at sekretariatet har noe mer tid til å jobbe med utkastet.

Vedtak
Styret vedtar følgende møtedatoer for 2020: 18. februar, 19. mars, 24. april, 19-20. juni, 10. september, 29. oktober og 17. desember.

SAK 86/2019 Generalsekretærens orientering  
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om den positive utviklingen Amnesty i Norge har hatt i mediearbeidet sitt i år. Det har vært et år med flere medieklipp enn noen gang. De siste syv årene har vi vært nevnt i snitt i 4549 artikler pr år. I 2019 har vi ligget på 13% over dette snittet, noe som tilsvarer 15 artikler hver dag hele året. Vi har vært tydelige i tradisjonelle medier, men spesielt på nett har vi vært store. Dette har vært kombinert med en meget sterk og tydelig tilstedeværelse i sosiale medier.

Videre kunne generalsekretæren orientere om at resultatene fra den årlige arbeidsmiljøundersøkelsen som gjennomføres i regi av Great Place to Work var meget gode. Innenfor den frivillige sektoren så ble vi kåret til beste arbeidsplassen av de organisasjonene som har over 50 ansatte.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 87/2019 Innspill til “direction of travel” for ny internasjonal strategi
Sakspapir fra generalsekretæren

Den 22. november ble «direction of travel» for ny internasjonal strategi delt med bevegelsen og seksjoner har blitt bedt om å komme med innspill til dokumentet. I samarbeid med styrets referansegruppe har det blitt utarbeidet et forslag til tilbakemelding på dokumentet som styret diskuterte og kom med innspill til.

Styret var positive til utkastet, men ba om at det gjøres noen mindre endringer før det sendes inn til det internasjonale sekretariatet. Blant annet ønsket styret at viktigheten av menneskerettighets-undervisning skulle reflekteres tydeligere i dokumentet. Grunnet restriksjoner på ordlengde vil seksjonen spille inn mer utfyllende kommentarer gjennom andre kanaler.

Videre var styret enig om at det vil være viktig for seksjonen å fortsette å være tett på den internasjonale strategiprosessen.

Vedtak
Styret godkjenner foreslått innspill til «direction of travel» med styrets endringsforslag og ber generalsekretæren sende det inn til det internasjonale sekretariatet.

SAK 88/2019 Brand- og posisjoneringsplattform
Sakspapir fra generalsekretæren 

Under styremøtet i oktober fikk styret presentert et utkast til ny brand- og posisjoneringsplattform for Amnesty i Norge, ref SAK 68/2019. Siden da har sekretariatet jobbet videre med plattformen, så styret fikk presentert oppdatert versjon og det ble presisert hvilke endringer som ha blitt gjort siden sist. Blant annet har antall tematiske stolper blitt redusert til to stykker som er spesifikke menneskerettighetsområder. Vektingen i noen av elementene har også blitt endret for å reflektere viktigheten av research i arbeidet til Amnesty.

Styret diskuterte og kom med innspill til oppdatert versjon av plattformen. Det ble foreslått noen språklige justeringer, men styret var ellers positive til plattformen og støttet endringene som har blitt gjort.

Generalsekretæren informerte styret om at denne brand- og posisjoneringsplattformen skal brukes internt og vil danne grunnlag for det vi kommuniserer ut til offentligheten gjennom ulike kanaler.

Vedtak
Styret vedtar den framlagte brand- og posisjoneringsplattformen.

SAK 89/2019 Kontrakt Face2Face
Sakspapir fra internasjonalt utvalg

Styret ble informert om at kontrakten med byrået som organisasjonen benytter for gate- og dør-til-dør verving, Face2face Creatives, har blitt reforhandlet. Grunnet størrelsen på kontrakten må styret godkjenne inngåelse av kontrakten.

Styret stilte spørsmål til ulike elementer av kontrakten og godkjente deretter at organisasjonen inngår den nye kontrakten.

Vedtak
Styret godkjenner kontrakten.

SAK 90/2019 Handlingsplan 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Under forrige styremøte fikk styret presentert overordnede rammer for handlingsplanen for 2020, ref. SAK 71/2019. Styret fikk presentert detaljert handlingsplan for 2020 og diskuterte ulike elementer av planen. Styret var positive til innholdet i handlingsplanen og kom med noen innspill til enkelte av målsettingene som vil bli inkorporert.

Vedtak
Styret vedtar mål- og handlingsplan for 2020 som foreslått.

SAK 91/2019 Budsjett 2020
Sakspapir fra generalsekretæren 

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte budsjettforslag for 2020. Det legges opp til økning på inntektssiden basert hovedsakelig på vekst i medlemsinntekter, og på kostnadssiden legges det opp til en tilsvarende økning. Sistnevnte skyldes en kombinasjon av økning i faste utgifter, aktivitetskostnader og kontingent til det internasjonale sekretariatet.

Videre ble styret informert om at det legges opp til 2,7 nye stillinger i budsjettet for 2020. Dette vil være én fast og én midlertidig prosjektlederstilling, én prosjektmedarbeider stilling i region øst og to faste deltidsstillinger i telemarketing teamet. Styret stilte spørsmål rundt hvorfor bemanningen økes på regionkontoret i øst, og ikke i andre regioner. Generalsekretæren forklarte at dette skyldes at region øst har langt flere aktive grupper som skal følges opp enn i de andre regionene. Arbeidsmengden på regionkontoret i øst er derfor av en størrelse hvor det er behov for mer arbeidskraft.

I 2020 vil organisasjonen vurdere skifte av CRM-system og økonomisystem, så styret ble informert om at det er lagt til grunn en investering i likviditetsbudsjettet. Beslutning vedrørende en eventuell investering vil bli lagt frem for styret under styremøtet i februar. Dersom en eventuell investering blir på størrelsen som er antatt vil organisasjonen likviditetsmessig gå i minus i løpet av året, men fortsatt ligge på et godt nivå på det laveste.

Vedtak
Styret vedtar budsjett 2020 som fremlagt.

SAK 92/2019 Status økonomi
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte status økonomi pr november. I november isolert sett var inntekter under budsjett og kostnader over budsjett. På inntektssiden skyldes det hovedsakelig at inntekter fra store givere var under det som var budsjettert. Øvrige inntektskilder lå omtrent på budsjett. På kostnadssiden var ekstern verving hovedgrunnen til at kostnadene var over budsjett.

Styret ble orienterte om hvordan vi ligger an i forhold til prognostisert årsresultat. For å nå dette målet må resultatet i desember være sterkt, noe vi fortsatt forventer at det vil være.

Status for likviditet ble presentert og styret ble orientert om hvordan avkastningene på fondsplasseringer har vært.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 93/2019 Risk register 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte utkast risk register for 2020 som er noe alle seksjoner sender inn til det internasjonale sekretariatet årlig. Dokumentet brukes til å identifisere potensielle risikoer som kan inntreffe og kalkulere nødvendig risikoavsetning.

Styret diskuterte og stilte spørsmål knyttet til ulike risikoer. Det ble diskutert at risk registeret gjelder kun for et år og at den fulle effekten av alle risikoene derfor ikke kommer helt frem i dokumentet. Dersom noen av risikoene inntreffer vil de kunne ha en stor påvirkning for organisasjonen over flere år. I forbindelse med utarbeidelsen av ny strategi skal det derfor utarbeides risikoanalyse som er mer langsiktig.

Vedtak
Styret vedtar risk register for 2020 som foreslått.

SAK 94/2019 Strategiprosess fremover
Sakspapir fra generalsekretæren

Som kjent er organisasjonen midt inne i prosessen med å utarbeide ny internasjonal strategi og på nyåret vil Amnesty i Norge begynne prosessen med å utarbeide ny nasjonal strategi. Rammene for sistnevnte vil legges frem til behandling under landsmøtet i april og ny internasjonal strategi vil vedtas av bevegelsen under det internasjonale rådsmøtet, Global Assembly, i juli. Styret diskuterte videre arbeid knyttet til begge prosessene.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 95/2019 Søknad til prosjektfondet – Idil Eser
Sakspapir fra prosjektgruppen

Styret bevilget i 2018 midler til å dekke husleien til Idil Eser i ett år i forbindelse med hennes opphold i Norge, ref SAK 50/2018. Som kjent er Esers sak i Tyrkia ikke endelig avklart og hun oppholder seg fortsatt i Norge. Til nå har hennes opphold og levekostnader i Norge blitt finansiert i et samarbeid mellom det internasjonale sekretariatet (IS) og Amnesty i Norge (AIN) der IS har gitt henne et stipend og AIN har dekket hennes husleie og tilhørende kostnader. Denne ett-års avtalen har nå utløpt så sekretariatet har arbeidet med å få på plass en ny avtale hvor flere seksjoner bidrar til å finansiere hennes opphold fremover mens rettssaken pågår i Tyrkia og maks ut 2020. Fem andre seksjoner har sagt seg villig til å bli med på denne avtalen. Styret var positive til å bevilge midler fra prosjektfondet som skal gå til å dekke AINs del av avtalen. Midlene vil tas fra 2020 tildelingene fra prosjektfondet.

Vedtak
Styret vedtar tildeling av inntil 100 000 kr fra Prosjektfondet til dekning av kostnader knyttet til Idil Eser sitt opphold i Norge for 2020.

SAK 96/2019 Søknad til prosjektfondet – AI Ungarn
Sakspapir fra generalsekretæren

Amnesty i Ungarn har kontaktet oss om muligheten for å inngå et samarbeid rundt et menneske-rettighetsundervisningsprosjekt. Prosjektet vil gå over ett år og det legges opp til utveksling av erfaring og kunnskap mellom aktivister i Norge og Ungarn.

Styret var positive til søknaden og vedtok å bevilge midler til prosjektet. Styret ba om at det utarbeides aktivitets- og økonomirapporter slik at organisasjonen kan følge med på fremgangen i prosjektet. Generalsekretæren vil sørge for at hensiktsmessig rapportering vil inkluderes i prosjektet og at styret får en statusrapport etter seks måneder.

Vedtak
Styret vedtar å bevilge NOK 650.000 til samarbeidsprosjektet mellom AI i Ungarn og Norge. Midlene tas fra prosjektfondet 2020. Styret ber om å få statusrapport etter seks måneder.

SAK 97/2019 Søknad til prosjektfondet – frivillig bidrag til IS
Sakspapir fra generalsekretæren

I henhold til «Retningslinjer for AI Norges Reservefond» skal minimum 15% av prosjektfondet bevilges årlig til relevante prosjekter/formål. Dersom disse midlene ikke har blitt bevilget innen årsslutt tilsier retningslinjene at Amnesty i Norges styre skal vurdere om resterende midler skal gis som frivillig bidrag til det internasjonale sekretariatet (IS).

I inneværende år utgjør 15% av prosjektfondet 2,08 mill kr. Pr dags dato har det blitt bevilget 1,5 mill kr fra prosjektfondet til ulike formål, hvorav det største har vært et frivillig bidrag til IS på 1,0 mill kr. Det gjenstår derfor 0,58 mill kr å dele ut for å nå målsetningen om minst 15% utdeling. Styret vedtok at disse midlene skal gis til IS som et frivillig bidrag.

Vedtak
Styret vedtar å gi det internasjonale sekretariatet et frivillig bidrag på 0,6 mill kr.

SAK 98/2019 Møter i organisasjonen i 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret fikk presentert en liste over møteplasser som skal avholdes i organisasjonen i 2020. Dette inkluderer regionmøter, landsmøtet og student- og ungdomsråd/samlinger. Styret diskuterte sin deltakelse på de ulike møteplassene.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 99/2019 Styrets orientering

Styreleder har informert styret via e-post om at Amnestys internasjonale generalsekretær Kumi Naidoo har nylig valgt å gå av grunnet helsemessige årsaker. Styreleder informerte styret om at det internasjonale styret kommer til å starte prosessen med å rekruttere en ny internasjonal generalsekretær på nyåret og at de har bedt seksjonene om innspill til prosessen. Styret diskuterte hva slags innspill Amnesty i Norge skal komme med og ble enig om at styreleder utarbeider et forslag til innspill som ferdigstilles i samarbeid med resten av styret og sekretariatet.

SAK 100/2019 Eventuelt

For en uke siden var det en kronikk i NRK som tok for seg temaet ubetalte internships. Styret ønsket å høre mer om hvordan praksisen for dette er i Amnesty. Generalsekretæren informerte styret om at organisasjonen har frivillige som bistår hovedsakelig ved regionkontorene. Dette er personer som bistår med mye forskjellig, men arbeidsoppgavene er tilpasset de frivillige og kan ikke regnes som virksomhetskritiske. Det legges stor vekt på å gi frivillige oppgaver som de kan lære av.

Den aktuelle artikkelen kritiserer organisasjoner som har ulønnede praktikanter som gjennomfører arbeid som er selvstendig og som erstatter betalt arbeidskraft. Slik er situasjonen ikke i Amnesty. De frivillig bidrar til at vi kan gjennomføre flere aktiviteter, foredrag etc., men dersom organisasjonen ikke hadde hatt frivillige ville det ikke blitt ansatt arbeidskraft for å gjennomføre de aktivitetene som de frivillige gjør i dag.

Styret var enig om at gjennom å tilby muligheten for å være frivillig i Amnesty så bidrar man til å gi folk relevant arbeidserfaring som vil kunne komme godt med i videre karriere.

Styrets alenetid

Godkjent og signert på styremøte 18.02.2020