Protokoll fra styremøte 13. november 2020

Tilstede: Thea Schjødt, Thomas Øvestad, Siri Gloppen, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Anette Bonnevie Wollebæk, Maryam Iqbal Tahir, Arne-Wilhelm Theodorsen, Juni Emilie Baardvik, Kari Bjørke, Viktor Johannes Matre, Anne Marie Mollén og Maren Susanna Rullestad

Forfall: Kjell Johnsen

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi, Jørgen Lindbäck-Larsen og Sindre Stranden Tollefsen (fra SAK 98/2020 til 99/2020)

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 90/2020 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

I fravær av Kjell Johnsen hadde 1. vara, Arne-Wilhelm Theodorsen, stemmerett under dette styremøtet.

Grunnet koronasituasjonen ble møtet avholdt heldigitalt.

Styreleder ønsket alle nye styremedlemmer velkommen til deres første styremøte. Styremøtet startet med en kort introduksjon av alle styremedlemmer og sekretariatet.

Revisorene Cathrine Sæther Karlsen og Mina Therese Daler fra revisjonsselskapet BDO deltok på styremøtet under SAK 94/2020.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 91/2020 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Protokoll fra styremøte 16.10.2020 ble godkjent av det forrige styret gjennom epostvedtak og det nye styret fikk en orientering om den under dette styremøtet.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 92/2020 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 93/2020 Styrearbeid i AI Norge
Muntlig orientering v/styreleder

Styreleder presenterte styrearbeidet i Norge.

I vedtektene paragraf 5 er Landsmøte det høyeste organet i AIN og avholdes hvert år. Styret velges av Landsmøtet.

Saker som behandles er:

• Strategi og planer
• Forsvarlig organisering og retningslinjer
• Kontroll: økonomi, regnskap, budsjettstyring og risikostyring

Styret er også AINs stemme internasjonalt. Styrets arbeid foregår vanligvis gjennom seks styremøter i året hvor saker diskuteres og vedtas. Sakspapirer sendes en uke i forkant og protokoll publiseres på AINs nettsider.

Styremedlemmene deltar i en rekke internasjonale møter som Global Assembly, regionale møter samt deltakelse på andre Amnesty-seksjoners landsmøter.

Styret deltar også på en rekke medlemsmøter som regionsamlinger, medlemsmøter om spesifikke temaer samt gruppesamlinger.

Styreleder ga en oversikt over de ulike utvalgene:

• Internasjonalt utvalg: Siri Gloppen, Maryam Iqbal Tahir, Anne Marie Mollén, Viktor Matre
• Finansutvalget: Kjell Johnsen, Anette Bonnevie Wollebæk, Thomas Øvestad, Maren Rullestad
• Organisasjonsutvalget: Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Arne Wilhelm Theodorsen, Kari Bjørke og Juni Emilie Baardvik

Avslutningsvis gikk hun kort inn på forberedelse til styremøtene, åpenhet og informasjonsplikt overfor medlemmene samt styresekretærens rolle.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 94/2020 Styrets rolle og ansvar
Muntlig orientering v/revisjonsselskapet

Revisjonsselskapet BDO deltok på styremøtet og presenterte styrets rolle og ansvar i AIN.

Revisorene gikk kort inn på regelverket som gjelder for styrearbeid og regler knyttet til det enkelte styremedlemmet.

Videre ble det gitt en oppsummering av styrets rolle og ansvar. Avslutningsvis ble det nevnt en del dagsaktuelle saker for styrebordet.

Styret stilte spørsmål om prinsippet om inntektsføring av arv som kom som et spørsmål under landsmøtet. Det ble bekreftet at arv kan inntektsføres når den er kjent for oss, juridisk rett til midlene er fastslått og beløpet kan estimeres pålitelig.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 95/2020 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om AINs situasjon med tanke på koronasituasjonen.

Pr. i dag er kontoret nedstengt. Det er innført påbudt hjemmekontor utenom noen få ansatte som av særlige årsaker er på kontoret. Alle fysiske arrangementer i Oslo og regionene er avlyst, men det er tenkt gjennomføring av digitale alternativer.

Arbeidet med gateverving og dør til dør-verving kan fortsette som vanlig, men det gjøres likevel løpende vurderinger om avlysning, spesielt i Oslo.

I mars ble det besluttet stillingsfrys som følge av den usikre økonomiske situasjonen, men ledelsen har siden i høst funnet det forsvarlig å endre denne beslutningen og ansette i ledige stillinger.

AIN har en årlig medarbeiderundersøkelse i samarbeid med firmaet «Great Place to Work» (GPTW). Det er tillit, rettferdighet, stolthet og fellesskapsfølelse som måles. Sammenlignet med i fjor har AIN økt på alle disse fire parameterne og er i år blant de beste arbeidsplassene i sin bransje. I den forbindelse ga generalsekretæren ros til både ledelsen og sekretariatet for deres fleksibilitet i ulike situasjoner spesielt knyttet til koronasituasjonen.

Neste uke er det digitalt G20-møte med Saudi Arabia som vertskap. AIN har igangsatt en kampanje i forbindelse med det møtet for å belyse Saudi Arabias brudd på menneskerettigheter. Et av målene med denne kampanjen er å be de norske myndighetene om å ta opp saudiarabiske kvinnerettigheter og situasjonen knyttet til menneskerettighetsaktivister i landet under G20-møtet.

Medlemmene i AIN har gitt 350 000 kr til en aksjon knyttet til en saudiarabisk menneskerettighetsaktivist. Dette var opprinnelig tenkt som en spleising mellom ulike seksjoner, men AIN har alene dekket denne finansieringen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 96/2020 Status økonomi pr oktober
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjefen presenterte status økonomi per oktober.

Dette året fra mars og fram mot midten av året har vært et spesielt år preget av stor usikkerhet, men etter denne perioden har vi sett en mer positiv utvikling.

Organisasjonen er over budsjettet på inntektssiden og det er fremdeles stort underforbruk knyttet til kostnader. Samtidig er resultatet og likviditeten svært god.

Nedstengningen medfører fare for stor reduksjon eller bortfall av F2F i en periode. Samtidig blir aktivitetsnivået ytterligere redusert. Utviklingen av koronasituasjonen fremover vil avgjøre hvorvidt arbeidet med gateverving kan fortsette.

Totalt ligger inntektene hittil i år på 110,8 mill kr, noe som er 0,6 mill kr over budsjettet.

Kostnadene ligger hittil i år på 103,3 mill kr. Dette er 11,8 mill kr under budsjettet.

Resultatet hittil i år er 7,4 mill kr. Dette er 12,4 mill kr over budsjettet, men det er beregnet ca. 3,5 mill kr i økt assessment (kontingent til det internasjonale sekretariatet) som ikke er regnskapsført.

Likviditet og avkastning pr. 31. oktober 2020 er på 74,5 mill kr. Den høye likviditeten skyldes blant annet et godt resultat hittil i år, utbetalinger på tidligere regnskapsført arv samt at investering i CRM/økonomi som er utsatt til 2021.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 97/2020 Presentasjon av AI Norges KPIer
Sakspapir fra generalsekretæren

Ledelsen i AIN har besluttet å teste ut en overordnet rapportering på noen sentrale områder. I den forbindelse la generalsekretæren fram for styret en KPI-basert rapportering.

Styret ble bedt om å diskutere de foreslåtte områdene og parameterne i KPI-forslaget samt gi sine innspill og ideer. De eventuelle endringsforslagene fra styret vil inkorporeres i KPIene.

Styret mente at dette er en god og oversiktlig måte og i tillegg lettere å lese enn den nåværende detaljerte rapporten. Samtidig ble det understreket at en slik rapportering først og fremst må være av nytte for sekretariatets arbeid.

Styret stilte spørsmål om hvordan ledelsen har kommet frem til akkurat disse KPIene. Generalsekretæren svarte at dette er overskrifter som er trukket ut fra AINs strategiutkast som Landsmøte 2020 ga sekretariatet fullmakt til å lede organisasjonen etter fram til ny strategi blir vedtatt i april 2021.

Styret stilte også spørsmål om hvorvidt man har oversikt over andre organisasjoner i samme bransje som tallfester slike aktiviteter. Generalsekretæren trakk fram noen eksempler fra lignende organisasjoner som jobber med kvantifiserbare målinger.

Styret ga innspill til to punkter i KPIene. Det ble foreslått et punkt knyttet til økonomi som gir en oversikt over andel på innsamlede midler som går til formålet. Det andre forslaget var å inkludere en bærekraft-KPI. Generalsekretæren tok imot innspillene fra styret og fortalte at disse vil enten bli inkorporert i neste fase av KPIene eller så vil styret få argumenter for hvorfor de eventuelt ikke er blitt inkludert.

Styret støttet forslaget om KPIer og påpekte at dette er i henhold til styrets instruks som sier at styret skal sørge for at alle større strategiske beslutninger skal inneholde indikatorer og milepæler som gjør det mulig å måle gjennomføringen av slike beslutninger.

Vedtak
Styret tar saken til orientering, og ber generalsekretæren inkorporere styrets endringsforslag.

SAK 98/2020 Ramme for handlingsplan 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren begynte med en kort presentasjon av AINs kommunikasjonssjef og markedssjef som deltok under denne saken. Etter en kort bakgrunn for framleggingen av denne saken på dette styremøtet åpnet han for eventuelle kommentarer og spørsmål.

Styret stilte spørsmål om hvor mye AIN skal produsere av research i forbindelse med landsatsingen sammenlignet med forrige strategiperiode.

Generalsekretæren svarte at mengden av research finansiert av AIN er en mulig blanding av et samarbeid med det internasjonale sekretariatet knyttet til finansiering av forskningsarbeid, men også muligens helfinansiert av AIN.

Styret ga ros til AINs innovative planer knyttet digital aktivisme, men påpekte at det er viktig å adressere «digital burnout» med tanke på motivasjon og rekruttering av nye medlemmer.

Styret stilte spørsmål om hva som menes med et nybrottsarbeid rundt tema av land.

Det ble nevnt at dette handler om å gå inn i samarbeid med det internasjonale sekretariatet og andre seksjoner knyttet til forskning. AIN har med andre ord et mål om å i større grad være med å drive det internasjonale sekretariatet framover for å igangsette samarbeid på de nødvendige områdene.

Styret ga innspill til større fokus på styrking av AINs omdømme fremfor ren vekst.

Generalsekretæren svarte at for AIN er antall medlemmer nøye knyttet til inntekter ettersom det er medlemsinntekter som utgjør 85 prosent av inntektene. Samtidig påpekte han hovedtanken bak arbeidet med merkevarefortellingen som springer ut av erkjennelsen om at AINs omdømme blant befolkningen ikke er på et nivå det bør være.

Styret stilte spørsmål rundt planer for arbeidet med næringsliv og store givere. Det ble blant annet spurt om AIN sikter mot næringslivspartnere.

Generalsekretæren svarte at AIN er interessert i mulige samarbeid med næringslivspartnere som har samme interesse og mål.

På spørsmål om ambisjoner om partnerskap med næringslivet skal inn i handlingsplanen for 2021 svarte generalsekretæren at dette vil bli inkludert i den endelige versjonen av handlingsplanen.

Styret etterspurte et eksklusivt møte om næringsliv slik at det nye styret kan bli orientert i detaljer om det pågående arbeidet på dette området. Det ble besluttet at næringsliv skal settes på dagsorden for et av de første styremøtene i 2021.

Vedtak
Styret vedtar rammen for handlingsplanen 2021 slik den er foreslått og ber generalsekretæren inkorporere styrets innspill i den endelige planen.

SAK 99/2020 Presentasjon av AI Norges Brand Story
Sakspapir fra generalsekretæren

I forkant av styremøtet fikk styret tilsendt filmen om AINs merkevarefortelling.

Bakgrunnen for arbeidet med AINs merkevarefortelling er en tidligere gjennomført undersøkelse som viser at AINs arbeid fremstår som uklart for befolkningen. I tillegg viser undersøkelsen at organisasjonens omdømme gradvis er blitt svekket. Undersøkelsen viser også at begrepet menneskerettigheter oppleves i mindre grad relevant, mens spesifikke begreper som f.eks. ytringsfrihet oppleves mer relevante.

På bakgrunn av dette understreket generalsekretæren behovet for nødvendige tiltak for at AIN skal oppfattes mer relevante for befolkningen.

Denne merkevarefortellingen har derfor en målsetning om å sende et budskap til befolkningen om at de er med på å gjøre endringer og at det ikke kun handler om å be om penger.

Styret var enstemmig positivt innstilte på det engelske språket i filmen samt slagordet «the power of you».

Styret påpekte at slagordet var bra for AIN blant annet fordi ordet «you» på engelsk refereres både til «deg» og «dere» noe som er utfordrende å dekke på norsk. I tillegg er dette slagordet med på å fortelle noe om AINs medlemmer.

Likevel stilte styret spørsmål i hvilken grad slagordet skiller AIN isolert sett fra andre organisasjoner i samme bransje.

Generalsekretæren svarte at slagordet ikke er så unik at det ikke kan benyttes av andre, men hvis AIN tar det i bruk så vil det gi organisasjonen en identifikasjon som folk flest vil oppfatte at AIN naturlig har.

I forbindelse med filmen om merkevarefortellingen hadde styret utarbeidet en menti som ble gjennomført under styremøtet. En majoritet av styret stemte for at de likte budskapet i filmen svært godt.

Generalsekretæren informerte at etter samtale med Brand-direktøren i det internasjonale sekretariatet så har de fortalt at merkevarefortellingen og slagordet passer meget bra også for AI globalt. Det kan derfor være en mulighet for at dette slagordet kan gå fra AIN til hele Amnesty-bevegelsen.

Vedtak
Styret i AIN tar brandstoryen til etterretning og går til vedtak av Tagline i styremøtet i desember 2020.

SAK 100/2020 Forslag om AI Norges arbeid mot politivold i USA
Sakspapir fra generalsekretæren

I etterkant av drapet på George Floyd ba styret sekretariatet om å legge fram et forslag til en plan om hvordan organisasjonen vil følge opp den store oppmerksomheten som ble skapt i etterkant av Floyd-saken.

På dette styremøtet la generalsekretæren fram forslag om AINs arbeid mot politivold i USA som svar på styrets bestilling.

Styret støttet forslaget og nevnte at det er viktig å være bevisste på arbeidet på dette området.

Vedtak
Styret er enig i generalsekretærens forslag om at arbeid mot politivold i USA inngår i det løpende arbeidet på USA. Det blir dermed ikke løftet fram i et eget prosjekt.

SAK 101/2020 Forslag til AI Norges arbeid mot rasisme i Norge
Sakspapir fra generalsekretæren

Sekretariatet la fram dette forslaget som svar på styrets bestilling knyttet til AINs planer for arbeid mot rasisme i Norge.

Styret tok opp problematikken rundt folkelig rasisme mot urfolksminoriteter i Norge under denne saken.

Generalsekretæren understreket at sekretariatet er glad for gruppen som har fremmet forslaget om urfolksrettigheter. Dette forslaget vil bli fremmet som en del av i AINs strategi som skal vedtas på Landsmøte i april 2021.

Styret støttet sekretariats anbefalinger slik lagt fram i notatet og trakk fram særlig Human Rights dialogue som et veldig godt opplegg.

Som en del av arbeidet mot netthets foreslo styret å skape et nettverk mellom minoritetskvinner som er utsatt for netthets for å skape solidaritet rundt denne gruppen.

I forbindelse med arbeidet med Human Rights dialogue foreslo styret en mulig allianse med Black History Month Norway.

Generalsekretæren fortalte at sekretariatet vil se nærmere på hvordan disse anbefalingene kan løses som en del av de to områdene som er foreslått å prioritere.

Vedtak
Styret støtter generalsekretærens forslag til prioriteringer for AI Norge i arbeidet mot rasisme i Norge.

SAK 102/2020 Diskusjonsnotat om AI Norges arbeid for mangfold organisasjonen
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret besluttet å behandle denne saken på styremøtet i desember grunnet manglende tid til en grundig diskusjon på dette styremøtet.

Vedtak
Saken behandles på styremøtet i desember 2020.

SAK 103/2020 Orientering om Global Assembly
Muntlig orientering v/styreleder

Styreleder orienterte styret om Global Assembly som hun og generalsekretæren deltok på forrige lørdag.

Møtet hadde en komprimert agenda grunnet det digitale formatet. Den nyansatte generalsekretæren ved det internasjonale sekretariatet, Agnès Callamard, var en av gjestene under møtet.

Saker som ble tatt opp var:

• Accountability
• Policy
• Finance
• Strategy: prosessen er blitt utsatt på grunn av koronasituasjonen, men en del konsultasjoner er så langt blitt gjennomført. Et nytt utkast vil bli lagt fram for seksjonene i begynnelsen av februar 2021.
• Research
• Det internasjonale sekretariatet og seksjonene

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 104/2020 Forberedelse til Landsmøte 2021
Sakspapir fra generalsekretæren

Sekretariatet la fram for styret et forslag til dato og format for Landsmøte 2021.

Styret diskuterte bruk av digitale plattformer som både Zoom og Teams.

Styret ble opplyst om AINs sikkerhetspolicy som ikke tillater bruk av plattformen Zoom. På bakgrunn av styrets kommentarer om tekniske utfordringer knyttet til bruk av Teams, ble det nevnt at tekniske utfordringer på Teams henger som oftest sammen med deltakeres egne internettforbindelser.

Styret ga sin støtte til sekretariatets forslag til dato, lengde og format for Landsmøte 2021.

Vedtak
Styret vedtar at Amnestys landsmøte 2021 gjennomføres digitalt over to dager, lørdag 24. og søndag 25. april. Samlingssted for streamingen av landsmøtet vil være på Scandic Airport Hotel Gardermoen.

SAK 105/2020 Datoer for styremøter 2021
Muntlig orientering v/styreleder

Styret vedtok forslag til kommende datoer for styremøter i 2021.

En oversikt over møtedatoene og de faste kommende styresaker vil bli sendt til styret etter styremøtet.

Vedtak
Styret vedtar følgende møtedatoer for 2021: 18. februar, 18. mars, 23. april, 18-19. juni, 16. september, 21. oktober og 16. desember.

SAK 106/2020 Styrets orientering

Selma Ahmetagic orienterte styret om sitt møte med ungdomsrådet hvor hun ga en orientering om prosessen for ungdomsstrategien samt hvordan det er å sitte i styret. I desember skal hun delta på et møte i regi av studentrådet hvor også de skal bli orientert om arbeidet med ungdomsstrategien.

Viktor Johannes Matre informerte om sitt foredrag som ble holdt for studentgruppen ved det juridiske fakultet i Oslo angående AINs MRlov-kampanje rettet mot ansvarlig næringsliv.

SAK 107/2020 Eventuelt

Styreleder påminnet om styreseminaret som skal avholdes heldigitalt lørdag 14. november.

Styrets alenetid