Protokoll fra styremøte 14.juni 2023

Protokoll fra styremøte onsdag 14. juni 2023 i Amnesty International i Norge.

Sted: Grensen 3, 0159 Oslo
Tidsrom: 16:00- 20:00

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Viktor Johannes Matre, Juni Emilie Baardvik, Anette Bonnevie Wollebæk (digitalt tom SAK 47), Ivar Dale, Maria Nelly Holmedahl Flatland, Maren Susanna Rullestad

Forfall: Maryam Iqbal Tahir, Arne Wilhelm Theodorsen, Stine Kullerud Melby

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Alexandra Salfatte Larsen.

Møteleder: Thea Schjødt
Protokollfører: Alexandra Salfatte Larsen

SAK 36/2023 Forslag til dagsorden V
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret vedtar dagsorden

SAK 37/2023 Kommende styresaker O
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret tar «Kommende styresaker 2023» til orientering

SAK 38/2023 Generalsekretærens orientering O
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om at de interne lønnsforhandlingene i AI Norge nå er gjennomført. Ledelsen har sammen med Klubben blitt enig om en samlet lønnsøkning på 5,32 %.

Generalsekretæren gir styret en oppdatering på arbeidet med aktivismestrategien og mangfoldsstrategien. Aktivismestrategien vil legges frem for styret for innspill før endelig vedtak. I tillegg til ansatte fra sekretariatet, vil tre aktivister delta i arbeidsgruppen for aktivismestrategien, og det foreslås at styremedlem Stine Kullerud Melby deltar i arbeidsgruppen som representant for styret. Arbeidet med mangfoldsstrategien er også i gang, og det er blitt nedsatt en intern arbeidsgruppe på sekretariatet. Første utkast av strategien vil legges frem for styret under styreseminaret i september.

Styret har tidligere bedt generalsekretæren om en redegjørelse om sikkerheten knyttet til lagringen av sensitiv informasjon i forbindelse med Individuals at Risk-prosjektet. AI Norge har bedt om å få tilsendt denne informasjonen fra det internasjonale sekretariatet som håndterer databasene det dreier seg om. Vi har foreløpig ikke mottatt svar, men styret informeres om at det ikke vil lagres sensitiv informasjon og som kan sette personer i fare i noen databaser. Dersom det finnes informasjon av et slikt kaliber finnes det egne rutiner og det skal på plass egne systemer for å behandle disse.

Vedtak: Styret tar generalsekretærens orientering til orientering.

SAK 39/2023 Status økonomi per mai O
Sakspapir fra generalsekretæren

Administrasjon- og økonomisjef Bjarte Økland gir en kort innføring om Amnesty i Norges budsjetter til nye styremedlemmer.

Status økonomi per mai:

Nøkkeltall økonomi hittil i år:

- Økning i pris på sms-aksjoner, fra 15 kr til 25 kr. - Den eksterne vervingen går svært bra
- Prosjektfondet og eksternt finansierte prosjekter vil ha over 8 mill kr i kostnader for 2023, dette er i tillegg til det ordinære budsjettet.

Inntekter:
- Medlemsinntektene er noe lavere enn budsjettert. Dette skyldes at det er lavere antall medlemmer per 1.1.23. Den tidlige vervingen vil kompensere for på inntektssiden senere på året, men det er noe svikt i øvrige vervekanaler (telemarketing og web).
- Høyere inntekter på SMS enn budsjettert skyldes prisøkningen på SMS-aksjonen.
- Noe lavere inntekter på næringsliv og kampanje enn budsjettert for, Pride vil gi positivt utslag på disse budsjettpostene. Hittil i år har det allerede blitt solgt 18.000 stk regnbuearmbånd.

Kostnader:
- Høyere kostnader enn budsjettert på ekstern verving
- Underforbruket på aktivitetskostnader er knyttet til markedskampanjer
- Høyere kostnader på lønns- og personalkostnader enn budsjettert skyldes at pensjonskostnad er plassert tidlig i året.

Resultat:
- Resultatet hittil i år er på -12,6 mill kr, som er 5,1 mill kr svakere enn budsjett.

Det planlegges for underskudd gjennom nesten hele året, da AI Norge får momsrefusjon til slutten av året. Budsjett for denne posten i 2023 er 8,1 mill kr.

Styremedlem stiller spørsmål om vervekostnaden – er konverteringsraten knyttet til eksterne kontra interne ververe. Økonomi -og administrasjonssjefen svarer at det ble gjort en evaluering av lønnsomheten av ekstern verving tidligere i år, og denne viser at det til tross for redusert realiseringsgrad fortsatt er lønnsomt å drive dette arbeidet.

Det kom spørsmål knyttet til kontingenten til det internasjonale sekretariatet – og om en svakere valuta vil påvirke bildet. Økonomi - og administrasjonssjefen svarer at det er det internasjonale sekretariatet som tar valutarisikoen, i henhold til kontingentsmodellen.

Vedtak: Styret tar status økonomi per mai til orientering.

SAK 40/2023 Åpenhetsloven Amnesty International i Norge sin redegjørelse for 2022 V
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om AI Norges rapport for 2022 i henhold til Åpenhetsloven. Da dette er det første året loven trer i kraft er det også første gang AI Norge rapporterer i tråd med Åpenhetsloven.

Rapporten sendes til Forbrukertilsynet og vil tilgjengeliggjøres på AI Norges nettsider.

Et styremedlem gir innspill til en omformulering i avsnittet om gaven AI Norge har mottatt fra Fredensborg AS på leiekostnader av kontorlokaler.

Generalsekretæren får spørsmål fra styremedlem om hvordan aktsomhetsvurderingen er gjort og om disse er gjort internt i organisasjonen eller av eksterne. Generalsekretæren svarer at størsteparten av vurderingene er gjort internt, men at det ble benyttet ekstern ekspertise ifm gjennomgang av Fredensborg-konsernet.

Det gis innspill om det er mulig å gjøre en språklig gjennomgang av rapporten, slik at den fremstår mindre muntlig, og inkludere mer informasjon om prosessen for aktsomhetsvurderinger.

Vedtak: Styret vedtar “Åpenhetsloven - Amnesty International i Norge sin redegjørelse for 2022” og ber sekretariatet innarbeide styrets forslag til endringer.

SAK 41/2023 Status Stronger Working Together O
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren gir styret en statusoppdatering på «Stronger Working Together»- prosjektet som er et samarbeidsprosjekt mellom AI Ungarn og AI Norge, som har blitt bevilget midler av Prosjektfondet.

Prosjektet har hatt et underforbruk fra 2021 og 2022. Dette skyldes i all hovedsak aktiviteter som ikke ble gjennomført i 2022. Underforbruket har blitt overført til 2023. Oppdatert kostnadsprognose for prosjektet er på 90 000 Euro, en nedgang fra vedtatt budsjett på 24 205 Euro.

Vedtak: Styret tar «Status Stronger Working Together» til orientering.

SAK 42/2023 Forberedelser til Global Assembly 2023 O
Sakspapir fra styreleder

Årets General Assembly vil avholdes 4-6.august i Brussel. Det vil ikke fattes bindende vedtak under årets General Assembly.

Styreleder informerer styret om frist den 18.juni for å sende inn spørsmål om accountability til det internasjonale styret, dersom styret ønsker dette. Det vil også være mulig å stille spørsmål til den internasjonale kasserer samt den internasjonale styrelederen om både Treasurer’s report, og Human Rights Impact and Progress report som styret har fått tilsendt i vedlegg til saken.

Styreleder redegjorde for et innspill fra finansutvalget til spørsmål til rapportene, som handler om i hvilken grad det er planlagt å ta midler fra reservene for å øke tilskuddene til seksjoner og strukturer som mottar midler (RAM), dersom frivillige bidrag fra seksjonene blir lavere enn budsjettert.

Det gis innspill fra styret om det er mulig å be om en status knyttet til det internasjonale LHBTQI+- arbeidet til Amnesty, samt hvilken retning verden beveger seg i.

Styreleder vil sende inn disse to spørsmålene, og oppfordrer også styremedlemmer om å gi innspill via epost dersom man ønsker å stille flere spørsmål til beretningene.

Vedtak: Styret tar orienteringen om Global Assembly til orientering.

SAK 43/2023 Gjennomgang av Landsmøtet 2023 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren gir ordet videre til prosjektleder for årets Landsmøte som gir styret en oppsummering av nøkkeltall knyttet til gjennomføring av årets Landsmøte.

Landsmøte har møtt måltall på antall deltagere med en total deltakelse på 180 stk, hvor 151 stk er deltagere. Den totale kostnaden for gjennomføringen av årets landsmøte ble noe høyere enn budsjettert, dette skyldes økt antall deltagere enn budsjettert for.

I etterkant av Landsmøtet ble det sendt ut et evalueringsskjema til deltagere under årets landsmøte styret blir presentert med noen nøkkelpunkter fra evalueringen. Av 151 deltagere under årets Landsmøte, har vi kun mottatt 26 svar på evalueringsskjema. Det er derfor vanskelig å konkludere med noe endelig basert på et så lavt antall tilbakemeldinger, men evalueringen viser jevnt over høy tilfredshet med gjennomføringen av årets Landsmøte. Det vil iverksettes tiltak for å sikre høyere svarandel på evaluering av neste års Landsmøte.

Styret blir presentert en rekke spørsmål under styremøtet for å evaluere deres opplevelse av Landsmøtet. Styret diskuterer sin egen rolle under Landsmøtet.

Styret bemerker at det er positivt med et høyere antall deltakere enn budsjettert. Styret gir innspill om at det opplevedes positivt å korte ned deler av programmet. Det gis innspill fra et styremedlem om at organiseringen rundt tolketilbudet muligens kan forbedres noe til neste år, samt at det settes av mer tid til gjennomgang av styremedlemmers rolle i arbeidsgrupper.

Styreleder gir innspill om at det til neste års Landsmøte kan vurderes tiltak for å sikre bevisstgjøringen rundt gjensidig forståelse og sensitivitet i debatter. Det gis også innspill fra styremedlemmer om at debatt på Landsmøtet er positivt og handler om engasjement, og er til fordel for medlemsdemokratiet og at det er viktig å ikke sette stopper for debatten.

Styreleder gir også innspill om at nettsidene med informasjon om styret burde oppdateres.

Vedtak: Styret tar «Gjennomgang av Landsmøtet 2023» til orientering.

SAK 44/2023 Dato for Landsmøtet 2024 V
Sakspapir fra generalsekretæren

Det var to forslag til datoer. Styret la vekt på at det for medlemmer som er i skole- eller studieløp sannsynligvis er best å velge den tidligste datoen med tanke på den travleste eksamensperioden.

Vedtak: Styret vedtar dato 19.-21.april for Amnesty International i Norges Landsmøte 2024

SAK 45/2023 Orientering om Lumen-prosjektet O
Muntlig orientering fra styremedlem

Varamedlem Juni Emilie Baardvik, som sitter i styringsgruppen for Lumen-prosjektet, gir styret en orientering om møtene i forbindelse med Lumen-prosjektet. Lumen-prosjektet er en prosess igangsatt av det internasjonale styret for å gjennomgå organisasjonsstrukturen til Amnesty, og undersøke om den fungerer etter hensikten. Prosjektet har fokus på likestilling, åpenhet og inkludering.

Prosessen videre vil bestå av både eksterne og interne analyser, hvor man blant annet skal se på:

- Tidligere analyser av organisasjonsstrukturen
- Nye former for mobilisering – og hvordan Amnesty International kan bruke disse til sin fordel.
- Hvordan oppfattes Amnesty International som organisasjon.

Det er foreløpig uklart hva som er prosjektets endelige mål og omfang. Det er blitt stilt spørsmål fra flere seksjoner, deriblant av det norske styret, om prosjektets omfang.

Neste møte i styringsgruppen vil være 5.juli.

Vedtak: Styret tar orientering om Lumen-prosjektet til orientering.

SAK 46/2023 Gjennomgang av styrende dokumenter O
Sakspapir fra organisasjonsutvalget

Organisasjonsutvalget har snakket om mandat og avgrensinger. Ambisjon om å konkretisere til neste styremøte. Det vil også legges frem organisasjonsutvalgets vurderinger knyttet til omfanget på prosessen.

Gjennomgangen springer blant annet ut av at det har blitt oppdaget en del overlapp og manglende sammenheng i noen områder av de styrende dokumentene, det har derfor blitt besluttet å gjøre en helhetlig gjennomgang i regi av organisasjonsutvalget.

Vedtak: Styret tar «Gjennomgang av styrende dokumenter» til orientering

SAK 47/2023 Oppnevning av styremedlemmer til utvalg V
Sakspapir fra organisasjonsutvalget

Styremedlem Stine Kullerud Melby er som ungdomsrepresentant tiltenkt å bidra i relevante prosesser på tvers av utvalgene.

Vedtak: Styret vedtar følgende styremedlemmer til de forskjellige utvalgene:

Internasjonalt utvalg:
- Maryam Iqbal Tahir
- Viktor Johannes Matre
- Henriette Nielsen
- Ivar Dale

Finansutvalget:
- Kjell Johnsen
- Anette Bonnevie Wollebæk
- Maren Rullestad

Organisasjonsutvalget:
- Arne-Wilhelm Theodorsen
- Tor Kåpvik
- Juni Emilie Baardvik

SAK 48/2023 Redegjørelse av Organisational Report ifm utvidet pressemelding om Ukraina O

Generalsekretæren gir styret en orientering i forbindelse med det internasjonale styrets Organisational Report hvor det har blitt gjort en vurdering av Amnesty International sin håndtering i forkant og etterkant av publiseringen av den utvidede pressemeldingen om Ukraina, som ble publisert i august i fjor.

Det har ikke blitt notert særlig sterke reaksjoner fra publikum eller media på rapporten siden den ble publisert.

Rapporten legger fram en del læringspunkter med forslag til oppfølging. Den internasjonale generalsekretæren har allerede informert om hvilke av tiltakene som allerede er implementert og en plan for å igangsette de andre.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 49/02023 Styrets orientering O

Styreleder og nestleder var sammen med ansatte fra sekretariatet på befaring til de nye kontorlokalene og arrangementsalen i forbindelse med neste års Landsmøtet.

Styreleder har mottatt et brev fra det internasjonale styret om at den norske seksjonen ikke har oppfylt 80/20-fordelingen av ressurser i henhold til den internasjonale strategien. Dette er et krav om at 80 % av seksjonens ressurser skal brukes innenfor områder som er definert i den globale strategien, mens inntil 20 % kan brukes utenfor strategien. AI Norge er i brevet gitt frist om redegjørelse innen den 30.juni. Forklaringen på dette er at selv om AI Norge sine prioriterte områder og strategi er basert på prioriteringene i den internasjonale strategien under ytringsfrihet og ikke-diskriminering, så har vi registrert aktiviteten under andre kostnadssentre, basert på hva vi gjør, og ikke hvorfor vi gjør det. Eksempel er at aktivisme og vår bistand til dette er registrert som “Members, activists and group support”, i stedet for å bli knyttet til formålet med aktivismen i hvert tilfelle. Dermed har rapporteringen vist et høyere forbruk på støttefunksjoner enn det som er realiteten.

Uavhengig av brevet fra det internasjonale styret har det allerede blitt igangsatt et arbeid som vil knytte regnskapsføringen vår tettere opp til formålet med arbeidet enn tidligere modell. Den nye kategoriseringen vil være klar til budsjett for 2024 som legges frem for styret i desember. Det internasjonale styret vil motta et svar fra den norske seksjonen innen fristen den 30.juni.

John Peder Egenæs, generalsekretær