Protokoll fra styremøte 16. oktober 2020

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Kjell Johnsen, Siri Gloppen, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Selma Ahmetagic, Thomas Øvestad, Tor-Hugne Olsen, Maren Susanna Rullestad, Viktor Johannes Matre og Grethe Kristine Olsen

Forfall: Eva Hildrum og Anne Marie Mollén (t.o.m. SAK 87/2020)
Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Sayed Sohaib Karimi og Ingeborg Moa

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Sayed Sohaib Karimi

SAK 79/2020 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Dette var det siste styremøtet for det nåværende styret og ble avholdt på Scandic Hotel ved Gardermoen dagen før Landsmøte. I den forbindelse var alle ordinære styremedlemmer og alle varaene innkalt.

Styret besluttet å behandle SAK 86/2020 etter SAK 81/2020 grunnet ekstern presentasjon.

Siri Gloppen deltok på styremøtet fra SAK 86/2020.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 80/2020 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 17.03.2020 ble godkjent og signert.

SAK 81/2020 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret besluttet å avholde første styremøte og et påfølgende styreseminar med det nye styret henholdsvis den 13. og 14. november.

Styret vedtok å orientere det nye styret om Global Assembly på styremøtet 13. november.

Styret vedtok å ta ut styrets egenevaluering fra styremøtet i desember.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 82/2020 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om et kurs AIN utvikler for ansvarlig næringsliv. Tilbakemeldingene er veldig positive noe som viser at organisasjonen har et inngrep med næringslivet og en potensiell mulighet til en verdiskapning.

I samarbeid med AI Nederland, Saudi-teamet og det internasjonale sekretariatet har AIN satt i gang en stor kampanje mot Saudi/G20.

Styret nevnte at AIN ligger foran en rekke andre organisasjoner når det gjelder synlighet blant publikum.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 83/2020 Kvartalsrapport – tredje kvartal
Sakspapir fra generalsekretæren

Rapporten for det tredje kvartalet bærer preg av noe mer grønt og gult enn ved forrige kvartalsrapport.

Styret stilte spørsmål ved status på en rekke røde felt knyttet til studentgrupper.

Generalsekretæren svarte at det jobbes godt både i sekretariatet og i regionene for å iverksette tiltak til gode alternative aktiviteter slik at situasjonen med utsettelse av fysiske aktiviteter ikke blir en permanent løsning.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 84/2020 Status økonomi pr september
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjefen presenterte status økonomi pr september.

Inntektene ligger fortsatt over budsjett for året. Kostnadene i denne måneden er også godt under budsjett.

Resultatet pr september ligger budsjettmessig allerede godt over den gjeldende prognosen der det er blitt beregnet at organisasjonen vil få et resultat på ca 10 mill kr.

Tallene på inntektssiden viser et positivt avvik fra budsjett på totalt 0,2 mill kr i september. Inntektene hittil i år er totalt 0,8 mill kr over budsjett.

På kostnadssiden ligger organisasjonen godt under budsjettet på 10,9 mill kr hittil i år, noe som er et avvik på 10,6%. I avviket inngår lønns- og personalkostnader på 2,9 mill kr hittil, andre aktivitetskostnader på 2,8 mill kr og reise 3,0 mill kr.

I perioden april-juli er det blitt satt opp prognoser i flere runder. Siste vurdering viser et anslått resultat på 10 mill kr. Resultat pr september er 8,0 mill kr og budsjettet for siste kvartal er 5,5 mill kr. Selv om kontingenten til de internasjonale sekretariatet vil øke så ser det ut som om resultat vil ligge over tidligere anslag.

Økonomi- og administrasjonssjefen trakk fram noen oppdateringer i forhold til forutsetningene i prognosen:

• Inntektssiden har holdt seg bedre oppe enn forutsatt
• Restriksjonene i samfunnet har vært strengere enn det som ble lagt til grunn, og med det har kostnader knyttet til aktiviteter vært lavere enn antatt.

Samlet sett forventes det nå et resultat over 10 mill kr, sannsynligvis opp i mot15 mill kr ut året.

Samlet likviditet pr september ligger på 67,5 mill kr. Tallet er sammensatt av fondsplasseringer, fastrenteinnskudd og bank.

Det ble nevnt at til neste års budsjett skal blant annet reisekostnader nedjusteres. I tillegg foregår det diskusjoner i ledelsen om hvor mange ansatte det skal være og om antallet stillinger skal økes.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 85/2020 Målsettinger i prosjektet «Styrking av AI Norges arbeid med aktivisme i regionene»
Sakspapir fra generalsekretæren

Fungerende medlems- og organisasjonssjef, Ingeborg Moa, deltok på styremøtet for å presentere notatet «Styrking av aktivismen i regionene. -Målsettinger for aktivismearbeidet i neste strategiperiode og hvilke oppgaver dette vil medføre for sekretariatet, herunder regionene». .

Hun oppsummerte prosessen så langt, og styrets tidligere vedtak i forbindelse med dette arbeidet, inkludert vedtaket fra styremøtet i mai der styret fikk presentert rapporten fra kartleggingsfasen i prosjektet. Hun trakk også linjen tilbake til styrets vedtak i forbindelse med rapporten «Amnesty for alle – Overalt» fra 2019.

Notatet som ble presentert på dette styremøtet inneholdt 18 forslag til målsettinger for aktivismearbeidet i neste strategiperiode.

Styret har i tidligere vedtak bedt om at sekretariatet også leverer forslag til konkrete tiltak for å styrke aktivismen i regionene, samt legger fram en vurdering av ressursbehov for måloppnåelse i ny strategisk periode. Notatet som ble presentert på dette møtet legger grunnlaget for denne neste fasen med forslag til tiltak og ressursbehov.

Fungerende medlems- og organisasjonssjef trakk særlig fram tre av målsettingsområdene som både er svært viktige å oppnå resultater på, og som potensielt vil kreve de største omleggingene i måten vi jobber på i dag:

Hun trakk fram noen av målsettingene for prosjektet.

• AIN ønsker å være kreative i digitale områder. Det vil kreve at organisasjonen er nytenkende og at det jobbes på tvers av avdelingene.
• AIN skal styrke de områdene organisasjonen er sårbare i. Sårbarheten er varierende i de ulike regionene og må tas hensyn til i tiltaksfasen.
• Svakheter knyttet til deltakelse i demokratiske beslutninger og strukturer, som ble avdekket i kartleggingsfasen, skal forbedres.

Styret takket for et interessant notat og spilte inn at medlemmer bør involveres i utarbeidelse av tiltak på relevante områder.

Vedtak
Styret er enig i målsettingene og ambisjonene som er presentert i notatet «Målsettinger for aktivismearbeidet i ny strategiperiode». Styret ber sekretariatet komme opp med forslag til hva slags tiltak vi må sette i verk for å nå målsettingene i denne strategiperioden, i løpet av første kvartal i 2021.

SAK 86/2020 Ekstern gjennomgang av prosjektet store givere og næringsliv
Sakspapir fra generalsekretæren

Caroline Haugsten, som har gjennomført en ekstern gjennomgang av prosjektet store givere og næringsliv, deltok på styremøtet for å presentere resultatet av evalueringen.

På bakgrunn av funnene i rapporten ble det gitt en rekke innspill til konkret arbeid fremover.

• AIN bør jobbe med en klarere strategisk overbygning og retning samt en bedre forståelse for påvirkningsforholdet mellom den overordnede målsettingen og visjonen i organisasjonen.

• Beskrive tydeligere hvordan virkemidler bygger opp kjernevirksomheten.
• Satse på reposisjonering av merkevaren.
• Gi delansvar og investere i opplæring i arbeid med stiftelser og fond til avdelingene Politikk og Samfunn og Medlem og Organisasjon.
• Innføre tverrfaglig organisering knyttet til dette prosjektet.

• Bygge videre på suksesshistoriene som for eksempel Inspire Change.

Etter presentasjonen stilte styret en rekke spørsmål knyttet til rapporten og arbeidet fremover.

På spørsmål fra styret om inntektspotensialet, ble det nevnt at AIN som organisasjon har en potensiale og et godt utgangspunkt. Men det er behov for å gjøre en del tiltak slik at organisasjonens relevans og aktualitet blant publikum øker.

Styret etterlyste en slags best practice andre fra organisasjoner som kan vises til slik at det skapes et bedre grep finansielt.

Det ble nevnt at det finnes en rekke rapporter fra en rekke organisasjoner om hva de har fått til. DNT ble nevnt som et eksempel.

Avslutningsvis kommenterte styret de gode poengene som ble trukket fram i rapporten. Det ble nevnt at det må fokuseres på de ulike kommunikasjonsmulighetene som er i stadig endring.

Styret stilte spørsmål rundt og diskuterte hvorvidt det er strategisk riktig av AIN å ta betalt fra næringslivet dersom man følger evalueringens anbefaling og i større grad inngår strategiske samarbeid med næringslivet, og hvis ja, om vi trenger oppdaterte retningslinjer for hvordan dette skal gjøres. Videre ble det nevnt at strategisk samarbeid med næringslivet vil gi AIN inntektsmessig flere ben å stå på.

Generalsekretæren nevnte at sekretariatet er allerede i gang med å se nærmere på en del av den overordnede prosessen. Han henviste blant annet til AINs e-læringskurs for næringslivet som en vei til strategisk samarbeid.

Vedtak
Styret tar evalueringen og generalsekretærens konklusjon på bakgrunn av den til etterretning.

SAK 87/2020 Forberedelser til Landsmøte
Sakspapir fra generalsekretæren

Anne Marie deltok på styremøtet under denne saken for å orientere styret om en rekke praktiske ting i forbindelse med programmet for Landsmøte 17. oktober.

I tillegg fikk styret en gjennomgang av voteringssystemet fra leverandøren TrippelM som skal brukes på Landsmøtet.

Avslutningsvis fikk styret gjennomgått sine oppgaver under Landsmøtet.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 88/2020 Styrets orientering

Styret orienterte om den internasjonale ungdomsstrategiprosessen. I den forbindelse skal det avholdes en workshop i slutten av oktober.

Styreleder, styremedlem Selma Ahmetagic og AINs økonomi- og administrasjonssjef skal delta på et strategilabmøte 18. oktober.

Styreleder orienterte om at Amnesty International har oppnådd 10 millioner støttespillere på verdensbasis.

Under denne saken orienterte generalsekretæren styret om et avholdt møte med Barbara Weber ved det internasjonale sekretariatet som nå leder strategiarbeidet. Det neste strategiutkastet, som vil være annerledes, skal formelt komme i februar. Fristen for å utrede den skriftlige responsen fram til Global Assembly, som skal avholdes sommeren 2021, er satt til en måned.

Videre informerte han styret om at ledelsen har to betenkninger knyttet til sivile og politiske rettigheter, og sosiale og økonomiske rettigheter. Papirene til disse skal sendes til styreleder og nestleder.

SAK 89/2020 Eventuelt

Siri Gloppen takket avtroppende styreleder og styremedlemmer for deres gode innsats i styreperioden.

Styrets alenetid