Protokoll fra styremøte 20. oktober 2022

Protokoll fra styremøtet i Amnesty International Norge 20.10.2022

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Anette Bonnevie Wollebæk, Kjell Johnsen, Viktor Johannes Matre, Arne Wilhelm Theodorsen, Maryam Iqbal Tahir, Maria Nelly Holmedahl (vara), Laila Derraz (vara). Forfall: Juni Emilie Baardvik, Selma Ahmetagic og Maren Susanna Rullestad

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Alexandra Salfatte Larsen.

Møteleder: Thea Schjødt

Protokollfører: Alexandra Salfatte Larsen

SAK 72/2022 - Dagsorden V
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret vedtar dagsorden, med unntak av at SAK 81/2022 Orientering om ungdomsorientering, bortfaller fra dagsorden da saksfremlegger ikke er til stede.

SAK 73/2022 - Protokollsaker O
Sakspapir fra generalsekretæren

Det har kommet innspill til styret om hvorvidt protokollsaker skal føres opp på dagsorden under egen sak, da protokoll allerede vedtas ved elektronisk signering utenom styremøtet. Styret diskuterte hvorvidt protokoll som sak under dagsorden burde bortfalle, da protokollen uansett vedtas utenom styremøtet.

Vedtak: Protokoll fra styremøtet 16. september 2022 ble vedtatt og signert elektronisk. Styret har vedtatt at fra neste styremøte utgår protokoll som sak. Protokoll vil fra nå legges med sakspapirene som vedlegg.

SAK 74/2022 Kommende styresaker O
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte når dato for styremøter 2023 skal vedtas. Under kommende styresaker er saken «styremøter for 2023» satt til styremøte den 15.12.2022. Det ble ytret ønske fra noen styremedlemmer om at dette skal vedtas som et ekstraordinært epostvedtak i forkant av neste styremøte for å få noe mer tid til å planlegge deltakelse for de første styremøtene i 2023.

Vedtak: Det vil sendes ut en liste med 6 foreslåtte datoer for styremøter i 2023 før neste styremøte. Styret tar kommende styresaker til orientering.

SAK 75/2022 Generalsekretærens orientering O
Muntlig orientering ved generalsekretæren. Se eget vedlegg.

Amnesty i Norge er en av fire initiativtakere til et Klimarundebord for å diskutere spørsmål knyttet til klima og menneskerettigheter. Initiativtakerne har i forkant av rundebordet, forberedt en felles plattform på koblingen mellom klima og menneskerettslige spørsmål. 27 organisasjoner er i denne anledning invitert for komme med sine innspill til tematikken.

Generalsekretæren orienterer om status på vedtatte prosjekter under Prosjektfondet. To av de fire vedtatte prosjektene er lagt ved under Sak 78/2022. Generalsekretæren orienterer om de to andre prosjektene muntlig.

I perioden oktober-november vil tre ansatte i AI Norge reise til Colombia, sammen med tre norske politikere. AI Norge er initiativtakere for turen, og har invitert med politikerne. Hensikten er å sette Colombia på agendaen for den norske allmennheten. Sikkerhetshensynene og risikoanalyse har blitt gjennomgått grundig, i samarbeid med det internasjonale sekretariatet. Har også samarbeidet med Menneskerettighetsfondet som har relevant erfaring. AI Norge vil under turen besøke to urfolksgrupper, ASEIMPOME og ADISPA med Jani Silva, tidligere Skriv for Liv kandidat som både AI Norge og Amnesty International har aksjonert for. Turen er ellers planlagt i samarbeid med lokale organisasjoner.

Generalsekretæren orienterer om status etter pressemeldingen den 4.august i år. På alle andre områder er det meste tilbake til vanlig drift. AI Norge har jobbet mye med de pågående protestene i Iran, og det nært foreliggende fotball-VM i Qatar. Med dette erfaringsgrunnlaget oppleves det ikke som om omdømmet til AI Norge har tatt nevneverdig skade. Det har ikke kommet en endelig dato på rapporten om ekstern og intern evaluering av prosessen rundt pressemeldingen.

AI Norge har nylig gjort en benchmark-undersøkelse der man har sammenlignet lønnsnivået med andre tilsvarende organisasjoner. Oversikt over status for AI Norge i forhold til sammenlignbare organisasjoner ble vist for styret. Undersøkelsen viser at AI Norge samlet sett ligger i midt i feltet når det gjelder størrelsesorden, men på noen ansattnivåer var lønnen under median.

Lønnsforhandlingene vil i år gjøres todelt. Et på grunnlag av det vanlige lønnsoppgjøret, dernest en ny runde med utgangspunkt i Mercer-undersøkelsen. Styret stilte spørsmål om hvorvidt man ser en sammenheng mellom lønnspolitikken til AI Norge, og en generelle turnover. Generalsekretær svarer at det ikke virker å være noe spesiell sammenheng mellom lønnspolitikken og turnover.

Sekretariatet har nylig gjennomgått den årlige Great Place To Work undersøkelsen, som har blitt gjennomført årlig siden 2015. Resultatet viser meget høy tilfredstillelse og en generell positiv utvikling siden 2015, med årets resultat som det beste hittil.

SAK 76/2022 Kvartalsrapport – tredje kvartal 2022 V
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte overordnet om kvartalsrapporten, den fullstendige kvartalsrapporten har styret mottatt som eget sakspapir.

Styret er imponert over aktivitetsnivået og de gode resultatene. Det kommer noen spørsmål til avklaringer rundt resultat på spesifikke aktivitetsmål som i dette kvartalet har blitt nedprioritert. Dette skyldes i aller størst grad kapasitetsspørsmål, eller en nedprioritering på området.

Styret stiller særlig spørsmål knyttet til nedgangen i antall grupper, med en negativ utvikling på fire grupper siden inngangen av året. Generalsekretæren orienterer om at dette skyldes en opprydning i noen av regionene, og en manglende registrering av allerede nedlagte grupper. Det har blitt opprettet 7 nye grupper i 2022, og det er tegn som tyder på en videre økning også i 4.kvartal.

Styret kommenterer at tallene som det rapporteres på når det gjelder vekst i grupper er svært ambisiøse og ber sekretariatet vurdere om måltallene skal oppdateres så de gjenspeiler Landsmøtet 2021 målsetting om 5% vekst per år. Måloppnåelsen i forhold til landsmøtets vedtak bør i alle tilfelle fremkomme tydelig av rapporteringen.

Styret ber om utdypning på at resultat i kvartalsrapporten knyttet til Sør-Sudan, står i rødt. Resultatet på kvartalsrapporten reflekterer at AI Norge har mottatt lite materiale fra det internasjonale sekretariatet. Prioriteringslisten på land vil oppdateres i sammenheng med handlingsplan for 2023, og det gjenstår foreløpig å se om dette blir stående på prioriteringslisten under landstrategien.

I gjennomgangen av KPI’ene for tredje kvartal merket styret seg, i tillegg til manglende måloppnåelse i antall grupper, at holdningsundersøkelsen viste en viss nedgang i prosenten på de som kunne tenke seg å støtte Amnesty i fremtiden. Det ble påpekt at dette kunne være et resultat av den omtalte pressemeldingen om Ukraina, men at det er for tidlig å konkludere på dette feltet. Styret påpekte også at sykefraværet er høyere enn målsetningen, men at det er positivt at det har gått ned siden andre kvartal.

Vedtak: Styret tar kvartalsrapporten og KPI’ene for tredje kvartal til orientering.

SAK 77/2022 Status økonomi – per september V
Muntlig orientering ved økonomi - og administrasjonssjef

Resultatrapporten viser inntekt under budsjett så langt i 2022. Det mangler fortsatt oversikt over detaljene på inntektssiden, men svikten er knyttet til de løpende medlemsinntektene. Samlet sett er inntektssvikten pr september på ca 5. mill. kr.

Aktivitetsnivået er nå tilbake på tilnærmet normalt nivå etter at det i tidligere kvartaler, etter covid, har vært utfordrende å møte budsjett.

Sum kostnader per september er på 104,2 mill. kr, 2,6 mill. kr over budsjett. Kostnader knyttet til prosjekter utenfor budsjett er på ca. 4,0 mill. kr, og negativt avvik knyttet til finansposter og kontingent er på 4,7 mill. kr. Det driftsmessig underforbruk er dermed på 6,1 mill. kr, og er i hovedsak knyttet til marked på ekstern verving og øvrige markedstiltak.

På forrige styremøte ble det fremlagt en prognose for året som viste et forventet underskudd på 1,3 mill. kr. Utviklingen siste måned gir ikke noe grunnlag for noen vesentlig endring av denne.

Sekretariatet tar sikte på å lage en mer langsiktig prognose for de kommende årene når budsjettet for 2023 er lagt. Økte priser og utfordringer på inntektssiden forventes å gi begrensninger på utviklingen fremover.

Styret stilte spørsmål knyttet til investeringer i fond, og negativ avkastning hittil i år. Dette må sees på med et langvarig perspektiv, fremfor resultat år for år.

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

SAK 78/2022 Status på vedtatte Prosjektfond-prosjekter O
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte styret om status på vedtatte prosjekter finansiert med midler fra Prosjektfondet.

Prosjektet Pusteromsby vil forhåpentligvis kunne ta imot sine to første menneskerettsaktivister i løpet av våren 2023. Videre administrativ drift knyttet til prosjektet vil styres av Det Norske Menneskerettighetsfondet (NHRF). Styret stilte spørsmål om kommunens behov for å spare inn 1 mrd. kroner som følge av en skatteendring, medfører risiko for at prosjektet ikke får nødvendig finansiering. Det er foreløpig uavklart.

Prosjektet Stronger Working Together går som planlagt og har nå kunnet øke sitt aktivitetsnivå etter endte covid-restriksjoner.

Generalsekretæren orienterte om to andre prosjekter, som grunnet sikkerhetshensyn ikke referatføres. Styret vedtok, etter forespørsel fra generalsekretæren, å øke bevilgningen med 10% (70 000 kr), til ett av de anonymiserte prosjektene.

Vedtak: Styret tar status på vedtatte Prosjektfond-prosjekter til orientering og bevilger den økte kostnaden på siste prosjekt til NHRF.

SAK 79/2022 Ramme for Handlingsplan inkl. budsjett 2023 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om rammen for handlingsplan inkludert budsjett for 2023. Styret kommenterte at dette er en ambisiøs handlingsplan, og ga innspill om å vurdere kapasitet med hensyn til gjennomføring av handlingsplanen, særlig med utgangspunkt i den kommende flytteprosessen. Styret ga også tilbakemelding om at handlingsplanen for 2023 burde reflektere Landsmøtets vedtak om livsløpsmedlemskap.

Vedtak: Styret tar rammen for handlingsplanen inkl. budsjett 2023 til orientering. Styret ber generalsekretæren innarbeide deres forslag i den endelige handlingsplanen for 2023, som legges frem for styret i desember 2022.

SAK 80/2022 Søknad til Prosjektfondet - Individuals at Risk V Sakspapir fra Generalsekretæren

Etter styremøtet i september ba styret sekretariatet komme tilbake med konkrete prosjektforslag i henhold til plan for redusering av Prosjektfondet.

Generalsekretæren orienterte om søknaden til prosjektet Individuals at Risk. Styret har i forkant av innsendt søknad, fått skissert rammen til prosjektet og har vært svært positivt innstilt til satsningen.

Styret ga tilbakemelding om at dette er en svært god søknad som er i tråd med styrets innspill om hovedretning på prosjekter som skal finansieres av midler knyttet til reduksjon av Prosjektfondet.

Styret stilte spørsmål til prosjektets planlagte arbeid knyttet til den globale databasen med tanke på personvern og vurdering av risiko for lekkasje/innbrudd i databasen, og ga innspill om at sikkerhetshensyn og eventuelle tiltak bør belyses nærmere. Generalsekretæren informerte om at sikkerhetshensyn tas høyde for også i videre planleggingen av prosjektet,

Generalsekretæren informerte også om at signalene fra det internasjonale sekretariatet er svært positive, og at det nå avventes en endelig beslutning fra Amnesty Internationals generalsekretær.

Vedtak: Styret vedtar å bevilge 9,6 millioner kr fra Prosjektfondet til prosjektet Individuals at Risk. Midlene vil fordeles over 3 år slik beskrevet i søknaden. Prosjektet vil igangsettes etter en eventuell godkjenning fra ledelsen i det internasjonale sekretariatet. Styret ber sekretariatet orientere om sikkerhetshensyn, dersom prosjektet igangsettes.

SAK 81/2022 Orientering om ny ungdomsstrategi O
Muntlig orientering fra styret

Denne saken utgår, og settes på dagsorden for kommende styremøte.

SAK 82/2022 Styrets referansegruppe for Landsmøte 2023 V
Muntlig orientering ved styreleder

Generalsekretæren har i forkant av styremøtet bedt styreleder om å finne styremedlemmer til styrets referansegruppe for Landsmøtet 2023.

Vedtak: Styret utnevner Arne Wilhelm Theodorsen, Juni Emilie Baardsvik og Thea Schjødt til styrets referansegruppe for Landsmøtet 2023.

SAK 83/2022 Styrets orientering O

Styreleder har vært på videokonferanse med det internasjonale styret. På møtet ble evalueringen rundt prosessen av pressemeldingen om Ukraina som ble publisert den 4.august, diskutert.

Etter orienteringen fra sekretariatet på styremøtet i september om en utfordring knyttet til krav som følger av den globale fundraising policyen i forbindelse med salg av kurs for menneskerettslig kompetanseheving, har styreleder tatt opp problemstillingen med Amnesty Internationals Chief Financial Officer. Den umiddelbare tilbakemeldingen er at salg av kurs, ikke omfattes av nevnte regelverk.

Gabriel Qvigstad og Viktor Matre Johannesen fra styret har nylig vært i dialog med deler av medlem – og organisasjons avdelingen for å diskutere aktivismestrategi.

SAK 84/2022 Eventuelt

Styrets alenetid

John Peder Egenæs, generalsekretær