Protokoll fra styremøte 28.april 2023

Protokoll fra styremøte fredag 28. april 2023 i Amnesty International i Norge.

Sted: Scandic Ishavshotel, Fredrik Langes gate 7, Tromsø
Tidsrom: 12:00- 16:00

Til stede: Thea Schjødt, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Viktor Johannes Matre, Juni Emilie Baardvik, Anette Bonnevie Wollebæk (digitalt), Maryam Iqbal Tahir, Maren Susanna Rullestad, Arne Wilhelm Theodorsen, Laila Derraz

Forfall: Selma Ahmetagic, Maria Nelly Holmedahl Flatland, Gabriel Qvigstad, Henriette Nielsen

Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland tom SAK 27/2023, Thor Arvid Tonning, Alexandra Salfatte Larsen.

Møteleder: Thea Schjødt

Protokollfører: Alexandra Salfatte Larsen

SAK 24/2023 Dagsorden V
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak: Styret vedtar dagsorden.

SAK 25/2023 Kommende styresaker O
Sakspapir fra generalsekretæren

Det foreslås å legge til følgende saker under kommende styresaker:

Styremøtet i juni:
- Evaluering av Landsmøtet.
- Lumen prosjektet ved styremedlem Juni Baardvik

Styremøtet i september:
- Rapport fra Global Assembly.

Dersom SAK 32/2023 vedtas tilføyes den under kommende styresaker.

Vedtak: Styret tar «Kommende styresaker 2023» til orientering

SAK 26/2023 Generalsekretærens orientering O
Muntlig orientering ved generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om at en intern juridisk gjennomgang av den utvidede pressemelding om Ukraina har blitt lekket og publisert i NY Times den 28.04.23. Rapporten har blitt publisert i sin helhet som et vedlegg til artikkelen.

I rapporten kommer det frem at det i evalueringen pekes på at ordlyden i den utvidede pressmeldingen om Ukraina kan ha vært for konkluderende og at Amnesty International i forløpet kan ha vært for lite i kontakt med det ukrainske forsvaret og myndigheter. Foreløpig har den norske seksjonen ikke fått forespørsler fra pressen til å kommentere innholdet i rapporten. Generalsekretæren vil i løpet av dagen delta i et møte om lines of response. Styret bes oppdateres etter møtet med det internasjonale sekretariatet, slik at Landsmøtet også kan informeres.

Tidligere i vår ble AI Norge bedt om å bidra med øremerkede midler til et research-prosjekt om/på/i Iran. Da det ikke har blitt avsatt egne midler til dette i budsjettet ble det satt i gang en crowdfunding. Den norske seksjonen har til nå samlet inn over 1 mill kr til dette prosjektet. En av de ansatte i AI Norge vil være sentral i research-arbeidet/prosjektet.

Generalsekretæren orienterer styret om at de to første MR-forkjemperne som har blitt valgt ut i forbindelse med Pusteromsby -prosjektet, nå har ankommet Oslo. Styret vil med stor sannsynlighet få anledning til å møte begge MR – forkjemperne.

AI Norge har nå fått en dato for innflytting i de nye kontorlokalene. Innflyttingen vil være 18.september i år, og dersom det er mulighet for det, vil styreseminaret i september foregå i nye lokaler. I forlengelsen av nye kontorlokaler har det blitt skrevet to artikler om AI Norges nye kontorer, henholdsvis i Dagens Næringsliv (07.04.23) og Aftenposten (21.04.23).

Generalsekretæren presenterer kort AI Norges rammeverk i forbindelse med screening av major donors. Det stilles spørsmål fra et styremedlem om givere som blir screenet i forbindelse med gaver kan oppleve det som negativ å bli kartlagt i forbindelse med gaver. Generalsekretæren svarer at det formaliserte rammeverket er forholdvis nytt, og dermed har vi foreløpig lite tilbakemelding å vurdere ut ifra – men at det har vært tilsvarende prosesser i forbindelse med for eksempel gave fra Fredensborg, og donasjoner til TV-aksjonen.

SAK 27/2023 Status økonomi per mars O
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi – og administrasjonssjef orienterer styret om status for økonomi per mars 2023.

Hovedpunkter:
- Aktivitetsnivå høyt i 1.kvartal.
- Ekstern verving meget høy.
- Inntekter samlet sett på budsjett.
- Prisøkningen på SMS- aktivisme gir stor effekt.

Inntekter:
- Noe lavere antall medlemmer pr 1.1, men høye tall på nyvervinger.
- 1 måneds effekt på prisøkning SMS inkludert i tallene. SMS 700.000 kr over budsjett. Den umiddelbare utmeldingstakten lavere enn lagt til grunn. Tallene følges med på, men foreløpig er det positivt.
- Det er inntektsført et tilskudd på 400.000 kr fra Barne,- ungdoms- og familiedirektoratet knyttet til fellesprosjekt med Norsk Institutt for menneskerettigheter og konsulentfirmaet Catalyst.
- Ingen nye vesentlige arvesaker.

Kostnader:
- Svært høy verving i 1.kvartal, ligger an til å klare hele bestillingen ila 1.halvår
- Periodiseringsavvik på lønn
- Ellers mindre avvik

Resultat:
- Resultat hittil i år er på - 10,3 mill kr - 6,3 mill kr svakere enn budsjett, i hovedsak knyttet til ekstern verving. Avviket vil med all sannsynlighet hentes inn igjen i løpet av året.

Styremedlem stiller spørsmål om avviket på resultat er bekymringsverdig. Økonomi og administrasjonssjefen svarer at dette henger sammen med bestillingen av ekstern verving – ingen kostander på verving til høsten vil dermed korrigere avviket.

Prognose 2023:
- Resultat i vedtatt budsjett: - 0.4 mill kr
- Prisøkning SMS: 7.0 mill kr
- Effekt kontingent til IS (inkl. feilretting): - 4.7 mill kr
- Oppdatert prognose per 1.kvartal: 2.7 mill kr.
Effekter på kostnadssiden går begge veier og det er foreløpig uklart hva samlet effekt av disse vil være.

Likviditet og avkastning:
Likviditet per 31.mars var på 70 mill kr.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 28/2023 Kvartalsrapport – første kvartal 2023 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Innledningsvis roser styrelederen gode resultater i kvartalsrapporten. Det stilles spørsmål til generalsekretæren om målsetningen knyttet til Russland-arbeidet og resultatet i 1.kvartal som er satt i rødt. Generalsekretæren svarer at dette skyldes at målsetningen er knyttet til oppfølging av research-arbeid i Ukraina, som har blitt satt på pause etter den utvidede pressemeldingen om Ukraina.

Et styremedlem gir et innspill om KI og markedsføringsbasert overvåkning. AI Norge har også en pågående intern diskusjon knyttet til bruken av TikTok i den norske seksjonen. Foreløpig har AI Norge besluttet at det ikke gjøres noen endringer i bruken av TikTok, annet enn at ansatte som behandler særlig sensitiv informasjon ikke kan ha TikTok på sine arbeidstelefoner. AI Norge har også latt seg veilede av nasjonal sikkerhetsmyndighets retningslinjer og anbefalinger om at det er summen av ulike apper som innheter diverse informasjon, som utgjør størst risiko.

Det er nedsatt et utvalg i Stortinget som skal vurdere om Norge skal forby overvåningsbasert markedsføring – dette ser AI Norge som en delseier i forbindelse med vårt arbeid mot overvåkningsbasert markedsføring.

Styreleder stiller spørsmål til generalsekretæren om det er mulig å redegjøre nærmere for utfordringene knyttet til Human Rights and Business kurset som er beskrevet i kvartalsrapporten. Generalsekretæren informerer styret nærmere om tekniske utfordringer som har oppstått i forbindelse med utviklingen av kurset, noe som har forsinket muligheten for planlagt salg. Grunnet disse utfordringene er det en mulighet for at Amnesty ikke kom tidlig nok på banen, før andre aktører med tilsvarende tilbud inntok det samme markedet. Kurset vil uansett benyttes som ent lavterskel grunnlag for samarbeid med bedrifter.

Det stilles også spørsmål om en KPI som viser en signifikant nedgang i villigheten til støtte Amnesty. Generalsekretæren svarer at på tross av den signifikante endringer er det ikke indikasjoner om at dette skyldes andre årsaker enn den økonomiske situasjonen med prisøkninger og økte rentenivåer som går utover privatpersoners økonomiske situasjon.

Generalsekretæren orienterer avslutningsvis styret om at de rapporterte alvorlige AML-bruddene er knyttet til overtid, og at ordlyden derfor har blitt oppdatert i KPIene.

Vedtak: Styret tar første kvartalsrapport 2023 til orientering.

SAK 29/2023 Status Individuals at Risk O
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om status for Individuals at Risk -satsningen. Det har nylig blitt underskrevet et memorandum of understanding med både MENA - kontoret (Midøsten og Nord-Afrika) og EECA-kontoret (Øst-Europa og Sentral-Asia). To interne ansatte i AI Norge har også blitt ansatt, i tillegg til at prosessen med å ansette en senior-rådgiver på Øst-Europa/Sentral-Asia-arbeidet er i gang.

Tilbakemeldinger fra andre seksjoner og enheter til prosjektet og arbeidsmodellen har vært svært positiv.

Styreleder stiller spørsmål om videre redegjøring av sikkerhetshensynet, og om databasen i forbindelse med Individuals at Risk arbeidet, vil være tilstrekkelig sikret. Generalsekretæren svarer at den norske seksjonen vil bruke det internasjonale sekretariatets database, og behandlingen vil være etter samme prosedyrer som allerede benyttes i det internasjonale sekretariatet.

Styreleder ber den norske seksjonen få en redegjørelse om sikkerheten knyttet til denne databasen fra det internasjonale sekretariatet.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 30/2023 Søknad til TV-aksjonen 2023 O
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren gjør kort rede om søknaden til TV-aksjonen 2023 til styret. Søknaden er utviklet i tett samarbeid med det internasjonale sekretariatet, og generalsekretæren står som avsender. Søknaden er i all hovedsak lik den som ble sendt i fjor, utenom endringer i spesifikke prosjekter som et omtalt i søknaden.

Et styremedlem gir innspill om at selv om det er generalsekretæren som formelt sender søknaden er det styret som er til sist er ansvarlige for selve aktiviteten.

Vedtak: Styret tar saken til orientering

SAK 31/2023 Tilbakemelding fra Regional Forum 2023 O
Muntlig orientering fra styreleder

Styreleder orienterer styret om deltagelse under Regional Forum 2023 i Berlin i sammen med generalsekretæren og ungdomskoordinatoren. Forumet er for seksjoner i Europa og Sentral -Asia. På agendaen sto blant annet Ukraina og Equitable Distribution of Financial Resources. I forlengelse av diskusjoner i forbindelse med Equitable Distribution of Financial Resources og rettferdig fordeling oppsto det en diskusjon om ordlyden og bruken av terminologien kolonialisering.

Det ble holdt en aksjon i forbindelse med Justyna Wydrzynska som er arrestert i forbindelse med utlevering av informasjon om abort.

SAK 32/2023 Igangsettelse av gjennomgang av styrende dokumenter V Sakspapir fra generalsekretæren

I fjor høst ble det gjort en gjennomgang av Landsmøtets forretningsorden av redaksjonsutvalget i forbindelse med undersøkelsen av muligheter for avvisningsmekanismer av uvedkomne vedtaksforslag. I forlengelse av denne prosessen anbefalte redkasjonsutvalget styret å avvente eventuelle beslutninger knyttet til en mulig avvisningsmekanisme før en helhetlig gjennomgang av Forretningsorden for Landsmøtet.

Det foreslås at organisasjonsutvalget nå setter i gang en helhetlig prosess og gjennomgang av AI Norges styrende dokumenter. Den foreslåtte tidslinjen vil muliggjøre utsendelse av vedtektsendringer til Landsmøtet i 2024.

Styreleder gir innspill om at vedtekt om makstid i styret også burde sees på i denne sammenheng.

Vedtak: Styret vedtar forslag til igangsettelse av gjennomgang av styrende dokumenter og utnevner nestleder Tor Kåpvik, styremedlem Viktor Johannes Matre og 1.vara Arne Wilhelm Theodorsen til å lede gjennomgangen av styrende dokumenter.

SAK 33/2023 Forberedelser til Landsmøtet 2023 V
Muntlig orientering fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterer styret om at Tommy Olsen, som har blitt tiltalt i forbindelse med sitt arbeid knyttet til dokumenteringen av greske myndigheters håndtering av flyktninger som kommer til Hellas, vil holde et innlegg til Landsmøtet 2023.

Prosjektleder går gjennom program og kjøreplaner for Landsmøtet 2023 sammen med styret.

SAK 34/02023 Styrets orientering O

Styreleder orienterer om oppstart av Lumen-prosjektet i det internasjonale styret. Det vil nedsettes en ressursgruppe i forbindelse med forslag om ny kontingentmodell, Equitable Distribution of Financial Resources. Ressursgruppen trenger flere medlemmer – dersom noen fra styret til den norske seksjonen ønsker å delta, bes de ta kontakt.

Ønsker styremedlemmer å være med på andre seksjoners Landsmøter bes de gi tilbakemelding til styreleder.

SAK 35/2023 Eventuelt

Et styremedlem gir innspill til protokoll fra forrige styremøte, og spesifisering av deltagere som deltar digitalt.

Et av styremedlemmene som sitter i det forberedende redaksjonsutvalget spør styret til råds i forbindelse med at en av årets forslagstillere ikke selv kan være til stede under behandling av vedtaksforslaget under arbeidsgruppen, og har derfor foreslått at ordstyrer i samme arbeidsgruppe skal være stedfortreder for forslagstiller. Styret er enige om at denne arbeidsfordelingen ikke er gunstig og at det bør sees på muligheten for alternative løsninger.

Styrets alenetid

John Peder Egenæs, generalsekretær