Protokoll fra styremøte 31. okt 2019

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Tor-Hugne Olsen, Tonje Hellevig, Tor Kåpvik, Kjell Johnsen, Siri Gloppen (t.o.m. SAK 70/2019), Selma Ahmetagic, Anne Marie Mollén og Thomas Øvestad

Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 68/2019) og Maren Grytting.

Andre tilstede: John Jacobsen fra Supertanker (under SAK 68/2019)

Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting

SAK 64/2019 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret ble enig om å utsette SAK 73/2019 som er fremmet på bakgrunn av retningslinjer for prosjektfondet (ref SAK 56/2019), da det sannsynligvis vil komme en søknad til prosjektfondet under styremøtet i desember.

Vedtak
Styret vedtar dagsorden.

SAK 65/2019 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøtet 14.09.2019 ble godkjent og signert.

SAK 66/2019 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren

Ref. SAK 64/2019 vil sak om frivillig bidrag til det internasjonale sekretariatet behandles i desember dersom aktuelt.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 67/2019 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om at grunnet nye fylkesgrenser som trer i kraft fra 01.01.2020 så kommer Telemark som tidligere har vært en del av region sør til å bli en del av region øst.

Styret ble orientert om at sekretariatet har gjort en intern evaluering av omorganiseringen som ble vedtatt i 2016 og gjennomført påfølgende år. Jevnt over viser resultatene fra evalueringen gode tilbakemeldinger fra ansatte. Generalsekretæren orienterte styret om at det vil bli gjort noen organisatoriske endringer i sekretariatet, hvorav hovedendringen vil være at det opprettes en kommunikasjonsavdeling. Til nå har kommunikasjonsteamet vært en del av politikk- og samfunnsavdelingen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 68/2019 Nasjonal brandprosess – utkast til strategi
Sakspapir fra generalsekretæren

John Jacobsen fra byrået Supertanker som bistår Amnesty i Norge med å utvikle en brand- og posisjoneringsstrategi presenterte utkast til ny brand- og posisjoneringsplattform. Utkastet til plattform omtaler blant annet strategiske valg organisasjonen burde ta, hvilke verdier som bør fokuseres på og hvordan man burde jobbe med målgrupper. Det foreslås også at organisasjonen skal fokusere det tematiske arbeidet sitt innenfor fire stolper.

Styret diskuterte og kom med innspill til det som ble presentert. Det ble blant annet stilt spørsmål om syklus for valg av stolper. Hvor lenge man skal velge stolper for er ikke bestemt, men tanken er at dette skal være langsiktige valg som varer minimum en strategiperiode på fire år og gjerne enda lenger.

Styret var positive til utkast til brand- og posisjoneringsplattformen som ble presentert. Sekretariatet kommer til å jobbe videre med plattformen og presentere forslag til endelig plattform under styremøtet i desember. Det er noe usikkert om valg av stolper vil bli gjort i desember. Dette vil være avhengig av status for den internasjonale strategiprosessen.

SAK 69/2019 Kvartalsrapport handlingsplan – tredje kvartal
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret diskuterte kvartalsrapporten for tredje kvartal. Sommeren har vært preget av sterkt LHBT-fokus gjennom Pride-aktiviteter og en LHBT-kampanje som fokuserte på retten til å elske. Amnesty-aktivister har vært aktive med organiseringen av og/eller deltakelse i en rekke Prider over hele landet, inkludert den første Priden i Tønsberg noensinne og Barents Pride i Kirkenes. Sistnevnte ble avholdt for tredje gang i slutten av september med rundt 80 russiske deltakere og en rekordoppslutning på hele 350 mennesker som deltok i selve paraden.

Et annet høydepunkt i tredje kvartal har vært Arendalsuken hvor vi avholdt tre egne arrangementer og deltok på en rekke andre arrangementer. I tillegg var det Amnesty-stand gjennom hele uken som Arendalsgruppen var ansvarlig for.

Mot slutten av tredje kvartal lanserte vi kampanjen for en menneskerettighetslov for næringslivet. Kampanjen ble lansert på et tettpakket frokostmøte 18. september og det har blitt gjennomført seks regionale seminarer der medlemmer har fått opplæring i kampanjen. Engasjementet for kampanjen har vært stort fra medlemmer, med en rekke stunts og events planlagt eller gjennomført.

Ellers har medlemsaktiviteten fortsett å være høy og i tredje kvartal gjennomførte grupper og aktivister hele 110 utadrettede aktiviteter. I tillegg til mye Pride-aktivitet har det blant annet vært høy aktivitet blant ungdom og studenter, med både Nordic Youth Conference i august i Sverige hvor 10 norske ungdom deltok og studentsamling i september med 71 deltakere. Videre har det blitt startet opp flere nye grupper og gamle grupper har blitt re-startet.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 70/2019 Status økonomi pr tredje kvartal
Sakspapir fra generalsekretæren

Økonomi- og administrasjonssjef presenterte status økonomi pr tredje kvartal.

På inntektssiden fortsetter organisasjonen å ligge godt over budsjett fordi medlemsinntektene er betraktelig høyere enn budsjettert for. Øvrige inntektskilder som SMS-inntekter, arv og inntekter fra kampanjer og engangsgaver ligger på budsjett, mens inntekter knyttet til næringsliv og store givere ligger under budsjett. Sammenliknet med tilsvarende periode i fjor har organisasjonen hatt en sterk økonomisk vekst.

På kostnadssiden ligger også organisasjonen over budsjett. Dette skyldes primært at eksterne vervekostnader ligger over budsjett som styret har blitt varslet om ved flere anledninger og det frivillige bidraget som styret bevilget til det internasjonale sekretariatet (ref. SAK 70/2018).

Oppdatert prognose for året ble presentert. På inntektssiden ble prognose for næringsliv og store givere justert ned mens prognose for arv ble justert opp grunnet en prinsippendring i når arv skal inntektsføres. Dette kombinert med at prognose for kostnader ble justert ned fører til at prognosen for årsresultatet justeres opp. Status for likviditet ble presentert og styret ble orientert om at de kortsiktige plasseringene av midler har hatt en god avkastning hittil.

Styret diskuterte status økonomi og prognose, og stilte spørsmål rundt risikoer knyttet til endringen om når arv inntektsføres. Prinsippendringen fører en lav risiko med seg, men endringen gjøres likevel for å være i tråd med gjeldende regnskapsprinsipper.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 71/2019 Ramme for handlingsplan 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret fikk presentert de overordnede rammene for handlingsplan 2020. Under styremøtet i desember vil det legges frem en detaljert handlingsplan for det kommende året. Styret stilte spørsmål knyttet til noen av planene og var positive til det som ble lagt frem.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 72/2019 Oppdatering av “Retningslinjer for plassering av Amnesty International i Norges midler”
Sakspapir fra generalsekretæren

I samråd med styrets finansutvalg foreslås det en liten oppdatering av organisasjonens retningslinjer for plassering av Amnesty International i Norges midler. Hoved endringen som foreslås er å justere ned minimumsnivået på likviditet på bankkonto til to millioner kroner. Erfaringen viser at det ikke er nødvendig med nåværende minimumssum på konto til enhver tid, og en nedjustering vil gi rom for å plassere mer midler i perioder.

Videre ble styret informert om at når det kommer retningslinjer for plassering av midler fra det internasjonale sekretariatet som vil gjelde for hele bevegelsen, så vil AI Norges retningslinjer oppdateres for å være i tråd med disse.

Styret støttet forslaget om å oppdatere retningslinjene som foreslått.

Vedtak
Styret vedtar de oppdaterte retningslinjer som foreslått.

SAK 73/2019 Frivillig bidrag til det internasjonale sekretariatet
Sakspapir fra generalsekretæren

Ref. SAK 64/2019 utgår saken.

SAK 74/2019 Innspill til policyprosess om abort og sivil ulydighet
Sakspapir fra internasjonalt utvalg

Det pågår internasjonale policyprosesser knyttet til utviklingen av en policy på abort og en policy om sivil ulydighet. Styrets internasjonale utvalg har behandlet utkast til begge policyene og utarbeidet forslag til innspill som kan videreformidles til det internasjonale sekretariatet.

Styret diskuterte internasjonalt utvalg sine forslag til innspill og var enig om at disse er i tråd med styret sitt syn, samt tidligere innspill til disse policyprosessene.

Vedtak
Styret godkjenner de foreslåtte høringssvarene og ber generalsekretæren videreformidle disse til det internasjonale sekretariatet.

SAK 75/2019 Styrets egenevaluering
Sakspapir fra styreleder

Styret har i forkant av styremøtet gjennomført en årlig egenevaluering. Resultatene av den anonyme evalueringen ble diskutert og styret vurderte om det skal gjøres noen endringer i nåværende praksis basert på resultatene. Styret ble blant annet enig om at strategi skal være et av fokusområdene på første møte etter at nytt styre er nedsatt og ønsker generelt å ha mer fokus på strategi og andre styrende dokumenter i behandling av styresaker. Generalsekretæren vil se nærmere på hvordan dette kan trekkes mer inn i relevante styresaker.

Vedtak
Styret tar egenevalueringen til etterretning. Styret ber om at det blir innarbeidet en praksis hvor nytt styre tidlig får grundig innføring i gjeldende styringsdokumenter.

SAK 76/2019 «Amnesty for alle - over alt!» - sluttrapport
Sakspapir fra prosjektgruppen

Styret nedsatte i februar en prosjektgruppe bestående av fire styremedlemmer som skulle vurdere nye og innovative løsninger for å få flere aktive medlemmer tilknyttet organisasjonen, med spesielt fokus på deler av befolkningen hvor det er få tilknyttet fra før av. Under styremøtet la prosjektgruppen frem sluttrapporten for prosjektet som består av en rekke tiltaksforslag som kan bidra til å nå nye målgrupper.

En dybdeundersøkelse gjennomført av Opinion på bestilling fra Amnesty har vært toneangivende for prosjektet. I tillegg har prosjektet innhentet bakgrunnsinformasjon fra tidligere undersøkelser og prosjekter gjennomført av Amnesty, vært i kontakt med andre Amnesty-seksjoner og benyttet seg av relevant materiale fra andre organisasjoner. På bakgrunn av denne innsikten har prosjektgruppen utarbeidet tiltak knyttet til fire hovedkategorier: familie- og barnevennlige aktiviteter og aktivisme; enkeltaktivister og lavterskeltilbud; annerkjennelse og oppfølging av aktivister; og lokalt fokus og tilstedeværelse.

Styret diskuterte og stilte spørsmål knyttet til rapporten, og takket prosjektgruppen for godt arbeid. Styret ble enig om å se på rapporten som et mulighetsnotat og at generalsekretæren skal vurdere hvilke tiltak som skal innføres eller pilottestes i 2020. Generalsekretæren informerte styret om at noen av tiltakene vil bli lagt inn i handlingsplanen for 2020 som styret vil få presentert i desember, mens andre tiltak vil kreve noe mer vurdering. Under første styremøte i 2020 vil generalsekretæren gi styret en tilbakemelding på oppfølgingen av rapporten.

Vedtak
Styret tar rapporten til etterretning og ber generalsekretæren vurdere hvilke tiltak som er best egnet til å pilottestes i organisasjonen, med tilbakemelding til styret på første styremøte i 2020.

SAK 77/2019 Datoer for regionmøter 2020
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret fordelte sin deltakelse på regionmøtene som skal finne sted i første halvdel av februar:

• Stavanger, 1. februar: Tonje Hellevig og Anne Marie Mollén
• Ålesund, 1. februar: Selma Ahmetagig
• Trondheim, 8. februar: Kjell Johnsen
• Oslo, 8. februar: Thea Schjødt og Tor-Hugne Olsen
• Bergen, 8. februar: Siri Gloppen og Tor Kåpvik
• Tromsø, 15. februar: Kjetil Haanes
  
  

SAK 78/2019 Oversettelse av sakspapirer til landsmøtet
Sakspapir fra generalsekretæren

Under styremøte 20. juni 2019 vedtok styret at det skal innføres visse tiltak som har som mål å bidra til å øke mangfoldet på landsmøtet (ref. SAK 48/2019). Et av tiltakene som skal innføres er konferansetolking fra norsk til engelsk. Gjennom å tilby konferansetolking ønsker organisasjonen å gjøre landsmøtet tilgjengelig for engelskspråklige medlemmer og mer tilgjengelig enn tidligere for gjester fra andre Amnesty-seksjoner. Som en forlengelse av denne beslutningen vurderte styret om sakspapirer og andre dokumenter knyttet til landsmøtet skal oversettes til engelsk.

Generalsekretæren informerte styret om at dersom man skal få et oversettelsesbyrå til å oversette saksdokumentene så vil kostnaden for dette være i størrelsesorden 70-80 000 kr. Styret stilte spørsmål om hvor mange engelskspråklige man antar vil delta på landsmøtet. Generalsekretæren svarte at det er uvisst, men vi vet at etterspørselen for kurs og møter på engelsk har økt de siste årene, og vi har spesielt en del engelskspråklige studenter som engasjerer seg i studentnettverkene.

Grunnet høy kostnad for oversettelse av sakspapirer foreslo styret å bruke førstkommende landsmøte til å kartlegge behovet for oversatte dokumenter. På bakgrunn av funnene vil styret gjøre en ny vurdering av om sakspapirer skal oversettes til fremtidige landsmøter. Videre ble det foreslått at generalsekretæren ser om det er andre tiltak som kan innføres i forbindelse med førstkommende landsmøtet som gjør at engelskspråklige medlemmer kan komme forberedt til diskusjoner på landsmøtet.

Vedtak
Styret ber generalsekretæren kartlegge behovet for oversetting på landsmøtet. Til dette landsmøtet ber styret generalsekretæren lete etter måter som sikrer at engelskspråklige medlemmer kan komme godt forberedt til diskusjoner under landsmøtet, men som ikke vil føre til en vesentlig økt kostnad for organisasjonen.

SAK 79/2019 Utkast til landsmøte program og gjester
Sakspapir fra generalsekretæren

Styret fikk presentert utkast til program for landsmøtet og forslag til gjester. Styret var positive til det som ble presentert og ba generalsekretæren gå videre med planleggingen. Videre avtalte styret at styremøtet under landsmøtehelgen vil bli avholdt på fredag formiddag med oppstart kl. 11.

Vedtak
Styret ber generalsekretæren gå videre med landsmøteplanleggingen i henhold til det som ble presentert.

SAK 80/2019 Vedtektsendringsforslag
Sakspapir fra generalsekretæren

I paragraf 11 i Vedtekter for Amnesty International i Norge står det at «en person kan ikke være medlem eller varamedlem i styret i Amnesty International Norge i mer enn 4 perioder». Under landsmøtet i 2018 ble det gjort endringer i syklus for valg av styret. Dette inkluderte en endring som gjør at varamedlemmer velges for ett år av gangen, mens ordinære styremedlemmer fortsatt velges for toårs perioder. På bakgrunn av denne endringen diskuterte styret om det skal fremmes et vedtektsendringsforslag til landsmøtet om å endre overnevnte paragraf slik at maksperioden en person kan sitte i styret er åtte år og ikke fire perioder slik det står i dag.

Styret var enig om å fremme dette forslaget slik at man har mulighet til å sitte totalt åtte år i styret uavhengig om man sitter som ordinært styremedlem eller vara.

Vedtak
Styret ber sekretariatet utarbeide en vedtektsendringssak som styret kan fremme til landsmøtet 2020 hvor det foreslås å endre maksperioden en person kan sitte i styret fra 4 perioder til 8 år.

SAK 81/2019 Styrets orientering

Styreleder informerte styret om diverse interne prosesser som pågår internasjonalt i organisasjonen.

Vedtak
Styret tar saken til orientering.

SAK 82/2019 Eventuelt

Det forekom ingen saker under eventuelt.

Styrets alenetid

Godkjent og signert på styremøte 12. desember 2019.