Spørsmål og svar om kvartalsrapporten

Vi ønsker tilbakemeldinger på de aktivitetene dere har gjennomført de siste månedene for å få en oversikt over all den fantastiske aktiviteten som skjer over hele landet. Aktivistene i Amnesty driver med lokalt menneskerettighetsarbeid hver dag og bidrar til å skape oppmerksomhet rundt menneskerettighetene og bidrar til Amnestys gjennomslag.

Amnestys sekretariat rapporterer til styret kvartalsvis, altså fire ganger pr. år. Regionleder skal bl.a rapportere gruppenes aktiviteter. For at regionleder skal kunne rapportere riktig antall og type aktiviteter i sin region er det nødvendig at gruppene rapporterer jevnlig på sine aktiviteter til regionleder.

Når og hvor ofte skal det rapporteres?

I og med at sekretariatet rapporterer kvartalsvis er det naturlig at også gruppene rapporterer for samme periode. Gruppene skal altså rapportere fire ganger pr. år, for perioden januar-mars, april-juni, juli-september og oktober-desember. Regionleder sender ut mal for kvartalsrapport til gruppene i god tid før perioden er over. Innleveringsfrist vil bli varslet ved utsendelse av rapport.

Hvordan skal det rapporteres?

Det er ikke meningen at rapporteringen skal være vanskelig eller tidkrevende. Rapporteringsskjemaet har blitt utformet nettopp med tanke på dette. Det er ikke nødvendig å oppgi informasjon utover det som blir etterspurt i skjemaet. Skriv kort og konsist. Gruppenummer/navn skal oppgis øverst i høyre hjørne. Gruppeleder eller ansvarlig for rapporten skriver navnet sitt og dato nederst på skjemaet. Kommenter gjerne under «kommentar» dersom du har ytterligere informasjon om gruppa i perioden. Interne gruppemøter skal ikke rapporteres, kun utadrettet aktivitet, samt brevskriving og medieoppslag.

Hvem i gruppa har ansvar for rapporteringen?

Gruppeleder/gruppekontakt har øverste ansvar for at rapporten leveres innen fristen. Gruppeleder står selvsagt fritt til å delegere oppgaven med å rapportere til andre i gruppa.

Hva gjør vi dersom gruppa ikke har hatt noen aktiviteter i perioden?

Kvartalsrapporten skal leveres uansett. Dersom gruppa ikke har gjennomført aktiviteter, men har hatt møter i perioden, skriver dere det i kommentarfeltet. Dersom gruppa ikke har vært aktiv i perioden, altså ikke har gjennomført aktiviteter eller møter, er det fint om dere skriver en liten kommentar om årsaken til dette.

Hva gjør vi dersom gruppa har hatt flere aktiviteter enn det er plass til i kvartalsrapporten?

Ta gjerne kontakt med din regionleder dersom dere vil rapportere noe som ikke kan sendes inn via skjemaet, feks bilder, avisutklipp eller lignende.